Cum să trimiteți fișiere mari prin e-mail
Atunci când trebuie să trimiteți un fișier mare prin e-mail, poate fi frustrant să primiți o fereastră pop-up care vă spune că fișierele sunt prea mari. În mod surprinzător, majoritatea serverelor de e-mail nu pot trimite sau primi fișiere care depășesc o anumită dimensiune.
Nu numai atât, doar pentru că puteți trimite un atașament prin serverul de e-mail al expeditorului, nu înseamnă neapărat că e-mailul destinatarului îl poate accepta. Cum vă asigurați că trimiteți un atașament de e-mail pe care destinatarul îl poate deschide? Citiți mai departe pentru a afla cum să trimiteți fișiere mari prin e-mail.
Trebuie să vă asigurați că știți dimensiunea atașamentelor dvs. de e-mail înainte de a le trimite. Limitele de dimensiune pentru serverele de e-mail nu sunt unice și variază în funcție de fiecare furnizor. Din fericire, majoritatea serviciilor de e-mail vor afișa dimensiunea fișierului lângă numele fișierului.
Dacă atașați mai multe fișiere, veți dori să țineți evidența dimensiunii totale a fișierelor atașate. Dacă dimensiunea fișierului este afișată în kiloocteți în loc de megaocteți, trebuie să știți că există 1024 de kiloocteți într-un megabyte.
Multe întreprinderi și persoane fizice deopotrivă utilizează furnizorii de servicii bazate pe cloud și serviciile de transfer de fișiere bazate pe cloud pentru a ocoli dimensiunea atașamentelor atunci când trimit fișiere mari prin e-mail.
Serviciu de stocare bazat pe cloud pentru trimiterea fișierelor mari prin e-mail
Atunci când aveți fișiere mari de trimis prin e-mail, dar fișierul este prea mare, una dintre soluțiile cele mai eficiente este utilizarea serviciilor de stocare bazate pe cloud.
Spațiile de stocare în cloud precum iCloud Mail Drop, OneDrive și Google Drive sunt modalități excelente de a trimite fișiere mari prin e-mail. Atunci când aveți grafice de înaltă calitate, videoclipuri, prezentări, date sau altele, pe care trebuie să le trimiteți, soluțiile cloud vă permit să încărcați fișierele în serviciul cloud.
Apoi trimiteți link-ul pentru ca destinatarul dvs. să acceseze fișierul prin intermediul unui link în loc de un atașament. Dacă pare descurajant, este ușor odată ce vă obișnuiți. Iată cum trimiteți atașamente mari prin intermediul serviciilor de stocare în cloud.
1. iCloud Mail Drop cu Apple Mail
Folosind un cont iCloud, sunteți configurat pentru a utiliza Mail Drop, care vă permite să trimiteți fișiere mari de până la 5 GB prin iCloud. Atunci când utilizați Mail Drop, fișierele sunt stocate în formă criptată și sunt puse la dispoziția destinatarului pentru descărcare în termen de 30 de zile.
În primul rând, trebuie să vă asigurați că Mail Drop este activat din contul Apple Mail.
1. Deschideți Apple Mail de pe Mac și selectați Preferences (Preferințe) din bara de meniu sub Mail.
2. Sub fila Conturi, selectați contul pentru care doriți să activați Mail Drop.
3. Bifați caseta de lângă opțiunea Trimiteți atașamente mari cu Mail Drop.
4. Compuneți un e-mail nou utilizând Apple Mail și asigurați-vă că cursorul de text este plasat în locul în care doriți să apară atașamentul.
5. Selectați Fișier, apoi selectați Atașare fișiere. Alegeți fișierul pe care doriți să îl atașați și faceți clic pe Alege fișier.
Dacă atașamentul dvs. depășește limitele de dimensiune, Apple Mail va încărca automat fișierul pe serverul iCloud pentru destinatarul dvs.
Avantaje | Contra |
| Atașamentul este încărcat în iCloud și include un link securizat. | Mail Drop are o limită de numai 5 GB, astfel încât orice depășește această limită va eșua prin această metodă. |
| Atașamentul nu se ia în considerare în spațiul total de stocare iCloud și este păstrat în cloud timp de 30 de zile. | Unele atașamente nu se transferă bine în alte sisteme de operare, cum ar fi Windows. |
2. Google Drive cu Gmail
Google Drive vă permite să trimiteți atașamente de până la 25 MB și să primiți fișiere de până la 50 MB. Trimiterea unui fișier mare prin Google Drive necesită să îl încărcați mai întâi și apoi să îl trimiteți prin e-mail. Trebuie doar să urmați acești pași simpli.
1. Conectați-vă la inbox-ul Gmail și selectați Compose în colțul din stânga sus al ecranului pentru a începe un mesaj nou.
2. Din butoanele cu pictograme din partea de jos a ferestrei pop-up de mesaj nou, selectați pictograma Google Drive. Va apărea o casetă de dialog, care vă permite să introduceți un fișier.
3. Dacă nu ați încărcat încă fișierul în Google Drive, o puteți face din această casetă de dialog. Selectați Încărcare din meniul de sus. Puteți glisa și plasa atașamentul mare sau puteți face clic pe Selectați fișiere de pe dispozitivul dvs. Selectați Încărcare pentru a adăuga fișierul la Google Drive.
4. Dacă fișierul dvs. este deja încărcat pe Google Drive, puteți căuta fișierul în unitatea dvs. Evidențiați fișierul și faceți clic pe butonul Inserare.
5. Asigurați-vă că ați setat permisiunile înainte de a trimite e-mailul pentru a vă asigura că destinatarul poate accesa fișierul. Gmail va efectua o verificare pentru a se asigura că destinatarul dvs. are acces la fișier și vă va solicita să actualizați setările de partajare ale fișierului înainte de a trimite mesajul.
Linkul atașamentului va fi acum adăugat la mesajul dvs. de e-mail.
Avantaje | Contra |
| Partajarea fișierelor este ușoară și are multe instrumente încorporate pentru a colabora cu alții la fișierele dvs. cu ușurință. | Există un potențial risc de securitate atunci când partajați fișiere fără protecție prin parolă pentru fișierele dvs. |
| Fișierele sunt private până când le partajați cu destinatarii dvs. | Google Drive impune limite de încărcare pe unitatea dvs., astfel încât această limitare poate fi frustrantă dacă trebuie să partajați mai multe fișiere mari pe Google Drive. |
| Vă puteți accesa fișierele de oriunde. |
3. OneDrive cu Outlook
Pentru multe întreprinderi, principalul lor serviciu de e-mail este Outlook. OneDrive este o soluție excelentă pentru trimiterea de fișiere mari prin e-mail cu Outlook. Outlook permite doar până la 33MB pentru atașamente. Trebuie să vă asigurați că salvați mai întâi fișierul în One Drive înainte de a-l partaja.
Iată cum să vă trimiteți fișierul prin e-mail utilizând OneDrive
1. Veți dori să începeți prin a vă autentifica în contul OneDrive.
2. Faceți clic dreapta pe fișierul pe care doriți să îl partajați. Din meniul derulant, selectați Partajare.
3. În caseta pop-up, introduceți adresele de e-mail ale persoanelor cu care doriți să partajați fișierul și actualizați permisiunile pe care doriți să le stabiliți pentru document. Această metodă generează automat un e-mail cu un link pentru vizualizarea fișierului mare.
4. Dacă doriți să redactați un e-mail personalizat, generați un link de la butonul de copiere a linkului din stânga jos a ferestrei pop-up în loc să introduceți adresa de e-mail a destinatarilor pentru invitarea automată. Lipiți link-ul într-un e-mail nou prin Outlook.
Avantaje | Contra |
| Puteți stoca orice fișier pe OneDrive, iar acesta are o interfață ușor de utilizat care facilitează trimiterea fișierelor mari prin e-mail. | Planul gratuit OneDrive permite până la 5 GB de stocare, iar pentru stocare suplimentară trebuie să plătiți. |
| Microsoft este o afacere bine stabilită, așa că știți că este solidă, fiabilă și de încredere. | Securitatea este o preocupare atunci când utilizați OneDrive. |
| Acesta criptează doar datele aflate în tranzit, dar nu și datele aflate acolo. | |
| Permisiunile utilizatorilor pot permite oamenilor să modifice documente care nu sunt dorite. |
Serviciu de transfer de fișiere bazat pe cloud pentru trimiterea de fișiere mari prin e-mail
La începuturile lor, serviciile cloud erau orientate mai mult către consumatori pentru e-mailuri bazate pe web, social media, fotografii și locații de stocare personale. Pe măsură ce soluțiile cloud au evoluat și securitatea a crescut, serviciile cloud s-au deschis pentru a permite infrastructurilor de rețea întregi să funcționeze în cloud, inclusiv transferurile de fișiere.
Cererea de procese de partajare sigure pentru partajarea documentelor și a datelor sensibile este în creștere și din ce în ce mai multe persoane adoptă servicii de transfer de fișiere bazate pe cloud. Odată cu creșterea numărului de angajați care lucrează de acasă, este esențial să dispuneți de o soluție sigură și ușor de utilizat care să le permită angajaților să trimită și să primească fișiere de date mari.
Puteți utiliza întotdeauna un serviciu de transfer de fișiere bazat pe cloud.
Filemail
Filemail este una dintre numeroasele soluții care oferă un serviciu care vă permite să trimiteți și să primiți online fișiere de orice dimensiune. Acesta vine cu caracteristici de securitate care vă securizează transferul de fișiere, permițându-vă să stabiliți perioada de disponibilitate și să configurați protecția prin parolă. Acest lucru ajută la prevenirea ajungerii fișierului dvs. în mâini greșite.
Utilizarea Filemail este simplă și vă permite două opțiuni pentru a trimite online fișiere mari. Puteți să îl trimiteți direct sau generând un link și trimițându-l prin platforma de e-mail aleasă.
1. De pe site-ul web Filemail, selectați butonul Add Files pentru a selecta fișierele pe care doriți să le trimiteți.
2. Dacă doriți să trimiteți ca e-mail, selectați fila Send As Email (Trimitere ca e-mail) și redactați un e-mail pe care să îl trimiteți cu ajutorul adresei dvs. de e-mail.
3. Dacă preferați să utilizați serverul de e-mail principal, selectați fila Send as link și copiați link-ul.
4. Va apărea o fereastră pop-up pentru a vă permite să setați durata de disponibilitate a fișierelor.
Filemail vă permite să partajați gratuit fișiere de până la 5 GB. Cu un cont plătit obțineți mult mai multe caracteristici, cum ar fi 1 TB de stocare, adăugarea unui logo sau fundal, perfect pentru întreprinderile mici.
Aceste metode sunt unele dintre cele mai bune modalități de a trimite fișiere mari prin e-mail. Întotdeauna doriți să vă asigurați că utilizați un cloud specializat sigur și instrumente de transfer. Securitatea este una dintre cele mai importante preocupări atunci când trimiteți sau primiți atașamente mari.
Asigurați-vă întotdeauna că deschideți atașamentele numai de la persoane pe care le cunoașteți și în care aveți încredere și asigurați-vă că acestea provin din oricare dintre metodele sigure menționate mai sus.
