Cum să trimiteți fișiere mari prin e-mail
Cum să trimiteți fișiere mari prin e-mail
Atunci când trebuie să trimiteți un fișier mare prin e-mail, poate fi frustrant să primiți o fereastră pop-up care vă spune că fișierele sunt prea mari. În mod surprinzător, majoritatea serverelor de e-mail nu pot trimite sau primi fișiere cu o anumită dimensiune.
Nu numai atât, doar pentru că puteți trimite un atașament prin serverul de e-mail al expeditorului, nu înseamnă neapărat că e-mailul destinatarului îl poate accepta. Cum vă asigurați că trimiteți un atașament de e-mail pe care destinatarul îl poate deschide? Citiți mai departe pentru a afla cum să trimiteți fișiere mari prin e-mail.
Trebuie să vă asigurați că știți dimensiunea atașamentelor de e-mail înainte de a le trimite. Limitările de dimensiune pentru serverele de e-mail nu sunt unice și variază în funcție de fiecare furnizor. Din fericire, majoritatea serviciilor de e-mail vor afișa dimensiunea fișierului lângă numele acestuia.
Dacă atașați mai multe fișiere, veți dori să țineți evidența dimensiunii totale a atașamentelor. Dacă dimensiunea fișierului este afișată în kilobiți în loc de megabyte, trebuie să știți că un megabyte conține 1024 de kilobiți.
Multe întreprinderi și persoane fizice deopotrivă folosesc furnizorii de servicii în cloud și serviciile de transfer de fișiere în cloud pentru a ocoli dimensiunea atașamentelor atunci când trimit fișiere mari prin e-mail.
Serviciu de stocare bazat pe cloud pentru a trimite fișiere mari prin e-mail
Atunci când aveți fișiere mari de trimis prin e-mail, dar fișierul este prea mare, una dintre cele mai eficiente soluții este utilizarea serviciilor de stocare în cloud.
Spațiile de stocare în cloud precum iCloud Mail Drop, OneDrive și Google Drive sunt modalități excelente de a trimite fișiere mari prin e-mail. Atunci când aveți grafice, videoclipuri, prezentări, date sau altele de înaltă calitate pe care trebuie să le trimiteți, soluțiile cloud vă permit să încărcați fișierele în serviciul cloud.
Apoi, trimiteți link-ul pentru ca destinatarul dvs. să acceseze fișierul printr-un link în loc de un atașament. Dacă pare descurajant, este ușor odată ce te obișnuiești cu acest lucru. Iată cum trimiteți atașamente mari prin intermediul serviciilor de stocare în cloud.
1. iCloud Mail Drop cu Apple Mail
Utilizând un cont iCloud, sunteți configurat pentru a utiliza Mail Drop, care vă permite să trimiteți fișiere mari de până la 5 GB prin iCloud. Atunci când utilizați Mail Drop, fișierele sunt stocate în formă criptată și sunt puse la dispoziția destinatarului pentru a fi descărcate în termen de 30 de zile.
În primul rând, trebuie să vă asigurați că Mail Drop este Activat din contul dvs. de Apple Mail.
1. Deschideți Apple Mail de pe Mac și selectați Preferences (Preferințe) din bara de meniu de la Mail.
2. În fila Accounts (Conturi), selectați contul pentru care doriți să activați Mail Drop.
3. Bifați caseta de lângă opțiunea Send large attachments with Mail Drop (Trimitere atașamente mari cu Mail Drop).
4. Compuneți un e-mail nou utilizând Apple Mail și asigurați-vă că cursorul de text este plasat în locul în care doriți să apară atașamentul.
5. Selectați File (Fișier), apoi selectați Attach files (Atașați fișiere). 6. Alegeți fișierul pe care doriți să îl atașați și faceți clic pe Choose File (Alege fișierul).
În cazul în care fișierul atașat depășește limitele de dimensiune, Apple Mail va încărca automat fișierul pe serverul iCloud pentru destinatar.
Pro | Contra |
| Atașamentul este încărcat în iCloud și include un link securizat. | Mail Drop are doar o limită de 5GB, așa că orice depășire va eșua folosind această metodă. |
| Atașamentul nu se ia în considerare în spațiul total de stocare iCloud și este păstrat în cloud doar 30 de zile. | Unele atașamente nu se transferă bine pe alte sisteme de operare, cum ar fi Windows. |
2. Google Drive cu Gmail
Google Drive vă permite să trimiteți atașamente de până la 25 MB și să primiți fișiere de până la 50 MB. Pentru a trimite un fișier de mari dimensiuni prin Google Drive este necesar să îl încărcați mai întâi și apoi să îl trimiteți prin e-mail. Urmați doar acești pași simpli.
1. Conectați-vă la căsuța de e-mail Gmail și selectați Compose (Compune) în colțul din stânga sus al ecranului pentru a începe un mesaj nou.
2. Din butoanele cu pictograme din partea de jos a ferestrei pop-up a mesajului nou, selectați pictograma Google Drive. Se va deschide o casetă de dialog care vă permite să introduceți un fișier.
3. Dacă nu ați încărcat încă fișierul în Google Drive, o puteți face din această casetă de dialog. Selectați Upload (Încărcare) din meniul de sus. Puteți să trageți și să plasați atașamentul dvs. de dimensiuni mari sau puteți face clic pe Select files from your device (Selectați fișiere de pe dispozitiv). Selectați Upload (Încărcare) pentru a adăuga fișierul în Google Drive.
4. Dacă fișierul dvs. este deja încărcat în Google Drive, puteți căuta fișierul în Drive. Evidențiați fișierul și faceți clic pe butonul Insert (Inserare).
5. Asigurați-vă că ați setat permisiunile înainte de a trimite e-mailul pentru a vă asigura că destinatarul dvs. poate accesa fișierul. Gmail va face o verificare pentru a se asigura că destinatarul dvs. are acces la fișier în locul dvs. și vă va solicita să actualizați setările de partajare a fișierului dvs. înainte de a trimite mesajul.
Linkul atașamentului va fi acum adăugat la e-mailul dumneavoastră.
Pro | Contra |
| Partajarea fișierelor este ușoară și are multe instrumente încorporate pentru a colabora cu ușurință cu alte persoane cu privire la fișierele dumneavoastră. | Există un potențial risc de securitate atunci când partajați fișiere, neexistând protecție prin parolă pentru fișierele dvs. |
| Fișierele sunt private până când le partajați cu destinatarii destinați. | Google Drive impune limite de încărcare pe unitatea dvs., astfel încât această limitare poate fi frustrantă dacă trebuie să partajați mai multe fișiere mari pe Google Drive. |
| Vă puteți accesa fișierele de oriunde. |
3. OneDrive cu Outlook
Pentru multe întreprinderi, serviciul principal de e-mail este Outlook. OneDrive este o soluție excelentă pentru trimiterea de fișiere mari prin e-mail cu Outlook. Outlook permite doar până la 33 MB pentru atașamente. Trebuie să vă asigurați că vă salvați mai întâi fișierul pe One Drive înainte de a-l partaja.
Iată cum să trimiteți fișierul prin e-mail utilizând OneDrive
1. Veți dori să începeți prin a vă autentifica în contul OneDrive.
2. Faceți clic dreapta pe fișierul pe care doriți să îl partajați. Din meniul derulant, selectați Share (Partajare).
3. În caseta pop-up, introduceți adresele de e-mail ale persoanelor cu care doriți să partajați fișierul și actualizați permisiunile pe care doriți să le stabiliți pentru document. Această metodă generează automat un e-mail cu un link pentru a vizualiza fișierul de mari dimensiuni.
4. Dacă doriți să redactați un e-mail personalizat, generați un link de la butonul Copy Link (Copiere link) din partea stângă jos a ferestrei pop-up în loc să introduceți e-mailul destinatarilor pentru invitarea automată. Lipiți linkul într-un nou e-mail prin Outlook.
Pro | Contra |
| Puteți stoca orice fișier pe OneDrive și are o interfață prietenoasă care facilitează trimiterea de fișiere mari prin e-mail. | Planul gratuit OneDrive permite o capacitate de stocare de până la 5 GB, iar pentru stocare suplimentară trebuie să plătiți. |
| Microsoft este o afacere bine stabilită, așa că știi că este solidă, sigură și de încredere. | Securitatea este o preocupare atunci când folosiți OneDrive. |
| Acesta criptează doar datele în tranzit, dar nu și datele care stau acolo. | |
| Permisiunile utilizatorilor pot permite oamenilor să modifice documente care nu sunt dorite. |
Serviciu de transfer de fișiere bazat pe cloud pentru a trimite fișiere de mari dimensiuni utilizând e-mailul
La începuturile serviciilor cloud, acestea erau orientate mai mult către consumatori pentru e-mailuri bazate pe web, rețele sociale, fotografii și locații de stocare personală. Pe măsură ce soluțiile cloud au evoluat și securitatea a crescut, serviciile cloud s-au deschis, permițând ca întregi infrastructuri de rețea să funcționeze în cloud, inclusiv transferurile de fișiere.
Cererea de procese de partajare securizate pentru a partaja documente și date sensibile este în creștere, iar tot mai multe persoane adoptă servicii de transfer de fișiere în cloud. Odată cu creșterea numărului de angajați care lucrează de acasă, este esențial să existe o soluție sigură și ușor de utilizat care să le permită angajaților să trimită și să primească fișiere de date de mari dimensiuni.
Puteți utiliza întotdeauna un serviciu de transfer de fișiere bazat pe cloud.
Filemail
Filemail este una dintre numeroasele soluții care oferă un serviciu care vă permite să trimiteți și să primiți online fișiere de orice dimensiune. Vine cu funcții de securitate care fac ca transferul de fișiere să fie sigur, permițându-vă să stabiliți perioada de disponibilitate și să configurați o parolă de protecție. Acest lucru vă ajută să împiedicați ca fișierul dvs. să ajungă în mâini greșite.
Utilizarea Filemail este simplă și vă permite două opțiuni pentru a trimite fișiere mari online. Le puteți trimite direct sau generând un link și trimițându-le prin intermediul platformei de e-mail pe care o alegeți.
1. De pe site-ul Filemail, selectați butonul Add Files (Adăugați fișiere) pentru a selecta fișierele pe care doriți să le trimiteți.
2. Dacă doriți să trimiteți ca e-mail, selectați fila Send As Email (Trimiteți ca e-mail) și redactați un e-mail cu care să trimiteți folosind adresa dvs. de e-mail.
3. Dacă preferați să utilizați serverul dvs. de e-mail principal, selectați fila Send as link (Trimiteți ca link) și copiați link-ul.
4. Va apărea o fereastră pop-up care vă va permite să setați durata de disponibilitate a fișierului.
Filemail vă permite să partajați gratuit fișiere de până la 5GB. Cu un cont cu plată veți obține mult mai multe funcții, cum ar fi 1 TB de stocare, adăugarea unui logo sau a unui fundal, perfect pentru întreprinderile mici.
Aceste metode sunt unele dintre cele mai bune modalități de a trimite fișiere mari prin e-mail. Întotdeauna vreți să vă asigurați că folosiți instrumente specializate și sigure de cloud și transfer. Securitatea este una dintre cele mai importante preocupări atunci când trimiteți sau primiți atașamente mari.
Asigurați-vă întotdeauna că deschideți doar atașamentele de la persoane pe care le cunoașteți și în care aveți încredere și asigurați-vă că acestea provin din oricare dintre metodele sigure menționate mai sus.