Come inviare file di grandi dimensioni via e-mail
Quando dovete inviare un file di grandi dimensioni via e-mail, può essere frustrante ricevere un pop-up che vi dice che i file sono troppo grandi. Sorprendentemente, la maggior parte dei server di posta elettronica non è in grado di inviare o ricevere file di dimensioni superiori a quelle specifiche.
Inoltre, solo perché è possibile inviare un allegato attraverso il server di posta elettronica del mittente, non significa necessariamente che l'e-mail del destinatario possa accettarlo. Come potete assicurarvi di inviare un allegato che il destinatario possa aprire? Continuate a leggere per scoprire come inviare file di grandi dimensioni via e-mail.
Prima di inviare i vostri allegati e-mail, dovete assicurarvi di conoscerne le dimensioni. I limiti di dimensione dei server di posta elettronica non sono univoci e variano a seconda del provider. Fortunatamente, la maggior parte dei servizi di posta elettronica visualizza le dimensioni dei file accanto al loro nome.
Se si allegano più file, è bene tenere traccia delle dimensioni totali degli allegati. Se le dimensioni del file sono indicate in kilobyte anziché in megabyte, sappiate che in un megabyte ci sono 1024 kilobyte.
Molte aziende e privati utilizzano fornitori di servizi basati su cloud e servizi di trasferimento di file basati su cloud per bypassare le dimensioni degli allegati quando inviano file di grandi dimensioni via e-mail.
Servizio di archiviazione basato sul cloud per inviare file di grandi dimensioni via e-mail
Quando si devono inviare file di grandi dimensioni via e-mail, ma il file è troppo grande, una delle soluzioni più efficienti è quella di utilizzare servizi di archiviazione basati sul cloud.
Spazi di archiviazione cloud come iCloud Mail Drop, OneDrive e Google Drive sono ottimi modi per inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail. Quando si devono inviare grafici, video, presentazioni, dati o altro di alta qualità, le soluzioni cloud consentono di caricare i file sul servizio cloud.
Quindi inviano il link per consentire al destinatario di accedere al file attraverso un link anziché un allegato. Se sembra scoraggiante, è facile una volta che ci si è abituati. Ecco come inviare allegati di grandi dimensioni tramite i servizi di archiviazione basati sul cloud.
1. iCloud Mail Drop con Apple Mail
Utilizzando un account iCloud, è possibile utilizzare Mail Drop, che consente di inviare file di grandi dimensioni fino a 5 GB tramite iCloud. Quando si utilizza Mail Drop, i file vengono archiviati in forma crittografata e resi disponibili al destinatario per il download entro 30 giorni.
Innanzitutto, è necessario assicurarsi che Mail Drop sia abilitato dall'account Apple Mail.
1. Aprite Apple Mail dal Mac e selezionate Preferenze dalla barra dei menu sotto Mail.
2. Nella scheda Account, selezionare l'account per il quale si desidera abilitare Mail Drop.
3. Selezionate la casella accanto all'opzione Invia allegati di grandi dimensioni con Mail Drop.
4. Componete un nuovo messaggio di posta elettronica con Apple Mail e assicuratevi che il cursore di testo sia posizionato nel punto in cui desiderate visualizzare l'allegato.
5. Selezionate File, quindi selezionate Allega file. Scegliere il file da allegare e fare clic su Scegli file.
Se l'allegato supera i limiti di dimensione, Apple Mail caricherà automaticamente il file sul server iCloud per il destinatario.
Pro | Vantaggi |
| L'allegato viene caricato su iCloud e include un link sicuro. | Mail Drop ha un limite di soli 5 GB, quindi qualsiasi cosa superi questo limite non potrà essere utilizzata con questo metodo. |
| L'allegato non viene conteggiato nello spazio totale di archiviazione di iCloud e viene conservato nel cloud solo per 30 giorni. | Alcuni allegati non vengono trasferiti bene ad altri sistemi operativi come Windows. |
2. Google Drive con Gmail
Google Drive consente di inviare allegati fino a 25 MB e di ricevere file fino a 50 MB. Per inviare un file di grandi dimensioni tramite Google Drive è necessario caricarlo prima e poi inviarlo via e-mail. Seguite questi semplici passaggi.
1. Accedete alla vostra casella di posta Gmail e selezionate Componi nell'angolo in alto a sinistra dello schermo per iniziare un nuovo messaggio.
2. Dai pulsanti delle icone in fondo al pop-up del nuovo messaggio, selezionare l'icona di Google Drive. Si aprirà una finestra di dialogo che consentirà di inserire un file.
3. Se non avete ancora caricato il vostro file su Google Drive, potete farlo da questa finestra di dialogo. Selezionare Carica dal menu in alto. È possibile trascinare l'allegato di grandi dimensioni o fare clic su Seleziona file dal dispositivo. Selezionare Carica per aggiungere il file a Google Drive.
4. Se il file è già stato caricato su Google Drive, è possibile cercare il file in Drive. Evidenziare il file e fare clic sul pulsante Inserisci.
5. Assicuratevi di impostare le autorizzazioni prima di inviare l'e-mail per garantire che il destinatario possa accedere al file. Gmail controllerà che il destinatario abbia accesso al file e chiederà di aggiornare le impostazioni di condivisione del file prima di inviare il messaggio.
Il link all'allegato verrà ora aggiunto all'e-mail.
Pro | Vantaggi |
| La condivisione dei file è facile e dispone di molti strumenti integrati per collaborare facilmente con gli altri sui propri file. | Esiste un potenziale rischio per la sicurezza quando si condividono i file senza protezione con password. |
| I file sono privati finché non vengono condivisi con i destinatari. | Google Drive impone dei limiti di upload all'unità, quindi questa limitazione può essere frustrante se si devono condividere più file di grandi dimensioni su Google Drive. |
| È possibile accedere ai file da qualsiasi luogo. |
3. OneDrive con Outlook
Per molte aziende il servizio di posta elettronica principale è Outlook. OneDrive è una soluzione eccellente per l'invio di file di grandi dimensioni tramite e-mail con Outlook. Outlook consente solo fino a 33 MB per gli allegati. È necessario assicurarsi di salvare il file in One Drive prima di condividerlo.
Ecco come inviare un file via e-mail con OneDrive
1. Per prima cosa è necessario accedere al proprio account OneDrive.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file che si desidera condividere. Dal menu a discesa, selezionare Condividi.
3. Nel riquadro a comparsa, inserite gli indirizzi e-mail delle persone con cui volete condividere il file e aggiornate le autorizzazioni che volete impostare per il documento. Questo metodo genera automaticamente un'e-mail con un link per visualizzare il file di grandi dimensioni.
4. Se volete creare un'e-mail personalizzata, generate un link dal pulsante Copia link in basso a sinistra del pop-up, invece di inserire l'e-mail dei destinatari per l'invito automatico. Incollare il link in un nuovo messaggio di posta elettronica tramite Outlook.
Pro | Vantaggi |
| È possibile archiviare qualsiasi file su OneDrive, che dispone di un'interfaccia intuitiva che facilita l'invio di file di grandi dimensioni via e-mail. | Il piano gratuito di OneDrive consente un massimo di 5 GB di spazio di archiviazione, mentre per l'archiviazione aggiuntiva è necessario pagare. |
| Microsoft è un'azienda ben consolidata, quindi si sa che è solida, affidabile e affidabile. | La sicurezza è un problema quando si utilizza OneDrive. |
| Cifra solo i dati in transito, ma non quelli che si trovano sul posto. | |
| Le autorizzazioni degli utenti possono consentire di modificare documenti non desiderati. |
Servizio di trasferimento file basato sul cloud per inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail
Quando i servizi cloud sono nati, erano più orientati ai consumatori per la posta elettronica basata sul web, i social media, le foto e le posizioni di archiviazione personali. Con l'evoluzione delle soluzioni cloud e l'aumento della sicurezza, i servizi cloud si sono aperti per consentire il funzionamento di intere infrastrutture di rete all'interno del cloud, compreso il trasferimento di file.
La richiesta di processi di condivisione sicuri per condividere documenti e dati sensibili è in aumento e sempre più persone adottano servizi di trasferimento file basati sul cloud. Con l'aumento dei dipendenti che lavorano da casa, è essenziale disporre di una soluzione facile da usare e sicura che consenta ai dipendenti di inviare e ricevere file di dati di grandi dimensioni.
È sempre possibile utilizzare un servizio di trasferimento file basato sul cloud.
Filemail
Filemail è una delle tante soluzioni che forniscono un servizio che consente di inviare e ricevere file di qualsiasi dimensione online. È dotato di funzioni di sicurezza che rendono sicuro il trasferimento dei file, consentendo di impostare il periodo di disponibilità e la protezione con password. In questo modo si evita che i file finiscano nelle mani sbagliate.
L'utilizzo di Filemail è semplice e consente due opzioni per inviare file di grandi dimensioni online. È possibile inviarli direttamente o generando un link e inviandolo attraverso la piattaforma di posta elettronica scelta.
1. Dal sito web di Filemail, selezionate il pulsante Aggiungi file per selezionare i file che desiderate inviare.
2. Se si desidera inviare come e-mail, selezionare la scheda Invia come e-mail e creare un'e-mail da inviare utilizzando il proprio indirizzo e-mail.
3. Se si preferisce utilizzare il proprio server di posta elettronica principale, selezionare la scheda Invia come link e copiare il link.
4. Apparirà un pop-up che vi permetterà di impostare la durata di disponibilità del file.
Filemail consente di condividere gratuitamente file fino a 5 GB. Con un account a pagamento si ottengono molte più funzioni, come 1 TB di spazio di archiviazione, l'aggiunta di un logo o di uno sfondo, perfetto per le piccole imprese.
Questi metodi sono tra i migliori per inviare file di grandi dimensioni via e-mail. È sempre bene assicurarsi di utilizzare strumenti di trasferimento e cloud sicuri e specializzati. La sicurezza è una delle preoccupazioni più importanti quando si inviano o si ricevono allegati di grandi dimensioni.
Assicuratevi sempre di aprire solo gli allegati provenienti da persone che conoscete e di cui vi fidate, e assicuratevi che provengano da uno dei metodi sicuri sopra menzionati.
