Come inviare file di grandi dimensioni tramite Outlook

Avete a che fare regolarmente con file di grandi dimensioni? Allora è molto probabile che abbiate incontrato difficoltà nel trasferirli attraverso la posta elettronica. Cercare di capire come inviare file di grandi dimensioni attraverso Outlook e altri client di posta elettronica vi farà perdere ore di tempo.

I file di grandi dimensioni possono essere difficili da trasferire se non si dispone degli strumenti necessari. Questo vale sia per l'invio di un filmato promozionale a un cliente sia per l'invio di una serie di dati di grandi dimensioni a un membro del team. Tuttavia, questo non dovrebbe essere un grosso ostacolo, poiché esistono diversi metodi per inviare allegati di grandi dimensioni tramite e-mail.

Qual è il limite di dimensione dei file di Outlook?

Avete mai tentato di inviare un file a qualcuno per poi sentirvi dire che il file era troppo grande dal suo provider di servizi di posta elettronica? Purtroppo è un problema frequente e irritante.

Le dimensioni dei file allegati sono spesso limitate dai provider e dai software di posta elettronica. Se cercate di inviare file di grandi dimensioni tramite la posta elettronica di Outlook, potreste avere delle difficoltà. Ciò è dovuto al fatto che la limitazione predefinita delle dimensioni dei file in Outlook è di 100 MB.

Problemi nell'utilizzo di Outlook per inviare file di grandi dimensioni

Potreste essere perplessi sul motivo per cui non riuscite a trasmettere file di grandi dimensioni fin dall'inizio. L'invio di file di grandi dimensioni tramite e-mail può causare un rallentamento del server e occupare troppo spazio nel database del provider di posta elettronica.

La limitazione delle dimensioni dei file impedisce al computer di tentare ripetutamente di caricare file molto grandi che superano le soglie di upload della maggior parte dei provider di servizi Internet (ISP).

Il limite predefinito di dimensione combinata dei file per gli account di posta elettronica su Internet, come Outlook, è di 20 megabyte (MB), ma il limite predefinito di dimensione combinata dei file per gli account Exchange (posta elettronica aziendale) è di 10 megabyte (MB).

Come inviare file di grandi dimensioni in Outlook Passo dopo passo

L'invio di allegati con la posta elettronica di Microsoft Outlook è un metodo semplice per trasmettere file ad altri, sia che si tratti di immagini, relazioni o altri documenti. Ogni volta che si sceglie di allegare un file a un messaggio di posta elettronica, Outlook prende nota dei file su cui si è lavorato di recente e li propone ogni volta che lo si fa.

È possibile allegare file dal PC, da OneDrive o da altri account di archiviazione ai messaggi di posta elettronica e agli eventi del calendario e condividerli con altre persone utilizzando la funzione Allega file. È possibile anche aggiungere immagini ai messaggi e-mail e agli eventi del calendario.

In seguito, esploreremo due opzioni che potrebbero consentire agli utenti di inviare file di grandi dimensioni: OneDrive e Filemail.

1.Inviare file di grandi dimensioni tramite OneDrive

OneDrive rappresenta una valida opzione per l'invio di file di grandi dimensioni, essendo una popolare opzione di archiviazione cloud offerta da Microsoft. Come promemoria, se si dispone di un account Outlook gratuito, si ottengono automaticamente 15 GB di spazio di archiviazione su OneDrive.

È possibile ottenere una capacità maggiore sottoscrivendo un piano, con un massimo di 1 TB di spazio di archiviazione a disposizione. Gli utenti di Outlook che hanno bisogno di trasmettere file di grandi dimensioni possono utilizzare OneDrive come una comoda alternativa. Si noti che è necessario salvare il file in OneDrive for Business prima di poterlo condividere con altri.

È possibile condividere un file con altri colleghi, a condizione che siano collegati all'account Office 365 della loro azienda. Potranno quindi vedere il documento utilizzando qualsiasi link fornito dall'utente.

Vale anche la pena di notare che, avendo condiviso l'elemento con chiunque nell'organizzazione, esso apparirà nel OneDrive di ciascuno nella cartella Condivisi > Condivisi con me. Di conseguenza, tutti i membri dell'organizzazione potranno accedere al file da qualsiasi punto dell'ambiente Office 365, ad esempio se qualcuno lo cerca.

1. Accedete al sito Web di OneDrive e accedete utilizzando i dati del vostro account Microsoft (o del vostro account di lavoro o scolastico).

2. Fare clic sul cerchio nell'angolo superiore destro dell'elemento che si desidera condividere per aprirlo in una nuova finestra. Una volta entrati nell'interfaccia di OneDrive, è possibile caricare un nuovo file o una nuova cartella sul proprio account.

3. Selezionare l'opzione per caricare i file. Il pulsante Condividi si trova nella parte superiore di ogni pagina del sito.

Anche se in questo caso è possibile caricare un'intera cartella di file, è preferibile utilizzare la scheda File. Su OneDrive inizierà un ciclo di caricamento dei file. In definitiva, a seconda della qualità della connessione a Internet e delle dimensioni dei file, il processo di caricamento può durare da alcuni minuti a un paio d'ore.

4. Selezionate se volete che le persone con cui condividete il file possano modificarlo o meno facendo clic sul simbolo della matita e selezionando Modifica o Visualizza. Le persone che hanno accesso al file o alla cartella riceveranno un'e-mail con un link al documento. Quando si riceve l'informazione che il documento è stato visto dal destinatario, si riceve un'e-mail di conferma.

Se si desidera consentire ad altri di modificare il file dopo che è stato pubblicato, specificare se possono farlo. Per modificare le autorizzazioni e stabilire cosa si vuole fare con il file appena condiviso, fare clic sul pulsante Modifica autorizzazioni. È possibile scegliere tra due opzioni.

Inviare file di grandi dimensioni tramite Outlook utilizzando Filemail

Filemail rappresenta uno dei metodi più rapidi e convenienti per inviare file di grandi dimensioni ad altri. Filemail è una piattaforma basata sul web che comprende una serie di applicazioni e servizi che consentono agli utenti di inviare e ricevere file di grandi dimensioni da qualsiasi parte del mondo. Le applicazioni di facile utilizzo e la fulminea architettura cloud consentono di trasportare file di grandi dimensioni da qualsiasi dispositivo in tempi record.

Utilizzando l'add-in Filemail per Outlook, è possibile trasferire file di grandi dimensioni direttamente da Outlook 2013/2016/2019 utilizzando Filemail. Allegate i file come fareste normalmente in Outlook e poi fate clic su Invia. Gli allegati vengono eliminati dal messaggio di posta elettronica e caricati sui nostri server, ottenendo così un messaggio di posta elettronica più piccolo e più consegnabile per il destinatario.

Le uniche limitazioni di Filemal sono associate al servizio gratuito, che non richiede un account, e consistono nel fatto che è possibile caricare un numero illimitato di file, che però non devono superare i 5 GB di dimensione totale per ogni sessione di caricamento, per poter essere considerati gratuiti. In un periodo di 24 ore sono consentite due sessioni di trasferimento. Tutti i piani di abbonamento prevedono un numero illimitato di sessioni di upload, e si possono caricare file di qualsiasi dimensione, indipendentemente dalle loro dimensioni.

Inoltre, non ci sono restrizioni per il download. È possibile condividere i file con altri utenti e questi ultimi possono scaricarli tutte le volte che vogliono dalla cartella condivisa.

Avete il controllo completo su come caricare i file su Filemail. Utilizzate un browser web, una delle applicazioni desktop di Filemail, un'applicazione iOS o anche un'applicazione Android.

1. Selezionare un file o una cartella

Scegliete i file che desiderate caricare dal disco rigido del vostro computer. In alternativa, è possibile trascinare i file. È possibile scegliere di inviare l'indirizzo e-mail delle persone con cui si desidera condividere i file.

2. Caricare i file

Il caricamento dei file inizierà non appena avrete fatto clic su Invia. I vostri file sono al sicuro perché sono protetti dalla crittografia end-to-end e da un sistema di file hosting sicuro.

3. Le persone scaricano i file

Dopo aver completato il caricamento, Filemail memorizzerà i dati nel cloud e le persone a cui avete inviato l'e-mail nella fase 1 potranno scaricare i file. È anche possibile distribuire ad altri un link diretto ai file caricati.