Cómo enviar archivos grandes por correo electrónico
Cuando necesitas enviar un archivo grande por correo electrónico, puede ser frustrante que aparezca una ventana emergente que te dice que tus archivos son demasiado grandes. Sorprendentemente, la mayoría de los servidores de correo electrónico no pueden enviar ni recibir archivos de un tamaño determinado.
Y no sólo eso, el hecho de que puedas enviar un archivo adjunto a través del servidor de correo electrónico del remitente no significa necesariamente que el correo electrónico del destinatario pueda aceptarlo. ¿Cómo enviar un archivo adjunto que el destinatario pueda abrir? Sigue leyendo para saber cómo enviar archivos grandes por correo electrónico.
Debes asegurarte de conocer el tamaño de los archivos adjuntos antes de enviarlos. Las limitaciones de tamaño de los servidores de correo electrónico no son universales y varían según el proveedor. Por suerte, la mayoría de los servicios de correo electrónico muestran el tamaño del archivo junto a su nombre.
Si adjuntas varios archivos, deberás controlar el tamaño total de los archivos adjuntos. Si el tamaño del archivo aparece en kilobytes en lugar de megabytes, debes saber que hay 1024 kilobytes en un megabyte.
Muchas empresas y particulares utilizan proveedores de servicios en la nube y servicios de transferencia de archivos en la nube para evitar el tamaño de los archivos adjuntos cuando envían archivos grandes por correo electrónico.
Servicio de almacenamiento en la nube para enviar archivos grandes por correo electrónico
Cuando tienes archivos grandes para enviar a través de un correo electrónico, pero el archivo es demasiado grande, una de las soluciones más eficientes es utilizar servicios de almacenamiento basados en la nube.
Los espacios de almacenamiento en la nube como iCloud Mail Drop, OneDrive y Google Drive son excelentes formas de enviar archivos grandes por correo electrónico. Si necesitas enviar gráficos, vídeos, presentaciones, datos, etc. de gran calidad, las soluciones en la nube te permiten subir tus archivos al servicio en la nube.
A continuación, envíe el enlace para que su destinatario acceda al archivo a través de un enlace en lugar de un archivo adjunto. Si te parece desalentador, es fácil una vez que le coges el truco. A continuación te explicamos cómo enviar archivos adjuntos de gran tamaño a través de servicios de almacenamiento en la nube.
1. iCloud Mail Drop con Apple Mail
Con una cuenta de iCloud, puedes utilizar Mail Drop, que te permite enviar archivos grandes de hasta 5 GB a través de iCloud. Cuando utilizas Mail Drop, los archivos se almacenan de forma encriptada y se ponen a disposición del destinatario para que los descargue en un plazo de 30 días.
En primer lugar, debes asegurarte de que Mail Drop está Activado desde tu cuenta de Mail de Apple.
1. Abre Apple Mail desde tu Mac y selecciona Preferencias en la barra de menús, debajo de Mail.
2. En la pestaña Cuentas, seleccione la cuenta para la que desea habilitar Mail Drop.
3. Marque la casilla junto a la opción Enviar archivos adjuntos grandes con Mail Drop.
4. Redacta un nuevo correo electrónico con Apple Mail y asegúrate de que el cursor de texto está situado donde quieres que aparezca el archivo adjunto.
5. 5. Selecciona Archivo y, a continuación, Adjuntar archivos. Elija el archivo que desea adjuntar y haga clic en Elegir archivo.
Si el archivo adjunto supera los límites de tamaño, Apple Mail cargará automáticamente el archivo en el servidor de iCloud para su destinatario.
Pros | Contras |
| El archivo adjunto se carga en iCloud e incluye un enlace seguro. | Mail Drop sólo tiene un límite de 5 GB, por lo que todo lo que supere este límite fallará al utilizar este método. |
| El archivo adjunto no cuenta para el espacio total de almacenamiento de iCloud y sólo se guarda en la nube durante 30 días. | Algunos archivos adjuntos no se transfieren bien a otros sistemas operativos como Windows. |
2. Google Drive con Gmail
Google Drive permite enviar archivos adjuntos de hasta 25 MB y recibir archivos de hasta 50 MB. Para enviar un archivo de gran tamaño a través de Google Drive es necesario subirlo primero y luego enviarlo por correo electrónico. Sólo tienes que seguir estos sencillos pasos.
1. Accede a tu bandeja de entrada de Gmail y selecciona Redactar en la esquina superior izquierda de la pantalla para comenzar un nuevo mensaje.
2. En los botones de iconos de la parte inferior de la ventana emergente de nuevo mensaje, selecciona el icono de Google Drive. Aparecerá un cuadro de diálogo que te permitirá insertar un archivo.
3. Si aún no has subido tu archivo a Google Drive, puedes hacerlo desde este cuadro de diálogo. Selecciona Subir en el menú superior. Puedes arrastrar y soltar tu archivo adjunto de gran tamaño, o puedes hacer clic en Seleccionar archivos de tu dispositivo. Selecciona Subir para añadir el archivo a tu Google Drive.
4. Si tu archivo ya está subido en tu Google Drive, puedes buscarlo en tu Drive. Resalta el archivo y haz clic en el botón Insertar.
5. Asegúrate de configurar los permisos antes de enviar el correo electrónico para garantizar que el destinatario pueda acceder al archivo. Tu Gmail hará una comprobación para asegurarse de que tu destinatario tiene acceso al archivo por ti y te pedirá que actualices la configuración de uso compartido de tu archivo antes de enviar el mensaje.
El enlace del archivo adjunto se añadirá a tu correo electrónico.
Pros | Contras |
| Compartir archivos es fácil y tiene muchas herramientas integradas para colaborar con otros en tus archivos fácilmente. | Existe un riesgo potencial de seguridad al compartir archivos sin protección por contraseña para tus archivos. |
| Los archivos son privados hasta que los compartes con sus destinatarios. | Google Drive impone límites de subida a tu unidad, por lo que esta limitación puede resultar frustrante si necesitas compartir varios archivos de gran tamaño en Google Drive. |
| Puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar. |
3. OneDrive con Outlook
Para muchas empresas, su principal servicio de correo electrónico es Outlook. OneDrive es una excelente solución para enviar archivos grandes a través de correos electrónicos con Outlook. Outlook sólo permite hasta 33MB para archivos adjuntos. Debes asegurarte de guardar primero tu archivo en One Drive antes de compartirlo.
He aquí cómo enviar su archivo a través de correo electrónico utilizando OneDrive
1. Deberás comenzar por iniciar sesión en tu cuenta de OneDrive.
2. 2. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieras compartir. En el menú desplegable, selecciona Compartir.
3. En el cuadro emergente, introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir el archivo y actualiza los permisos que deseas establecer para el documento. Este método genera automáticamente un correo electrónico con un enlace para ver el archivo de gran tamaño.
4. Si deseas redactar un correo electrónico personalizado, genera un enlace desde el botón de copiar enlace situado en la parte inferior izquierda de la ventana emergente en lugar de introducir el correo electrónico de los destinatarios para autoinvitarlos. Pega el enlace en un nuevo correo electrónico a través de Outlook.
Pros | Contras |
| Puedes almacenar cualquier archivo en OneDrive, y tiene una interfaz fácil de usar que facilita el envío de archivos grandes por correo electrónico. | El plan gratuito de OneDrive permite hasta 5 GB de almacenamiento, y tienes que pagar por almacenamiento adicional. |
| Microsoft es una empresa bien establecida, así que sabes que son sólidos, fiables y seguros. | La seguridad es una preocupación cuando se utiliza OneDrive. |
| Sólo encripta los datos en tránsito, pero no los que están allí. | |
| Los permisos de usuario pueden permitir que se modifiquen documentos que no se desean. |
Servicio de transferencia de archivos basado en la nube para enviar archivos grandes por correo electrónico
Cuando comenzaron los servicios en la nube, estaban más orientados a los consumidores para el correo electrónico basado en la web, las redes sociales, las fotos y las ubicaciones de almacenamiento personal. A medida que las soluciones en la nube han evolucionado y la seguridad ha aumentado, los servicios en la nube se han abierto permitiendo que infraestructuras de red enteras operen dentro de la nube, incluidas las transferencias de archivos.
La demanda de procesos seguros para compartir documentos y datos confidenciales va en aumento, y cada vez son más las personas que adoptan servicios de transferencia de archivos basados en la nube. Con el aumento de empleados que trabajan desde casa, es esencial contar con una solución fácil de usar y segura que permita a los empleados enviar y recibir archivos de datos de gran tamaño.
Siempre puedes utilizar un servicio de transferencia de archivos basado en la nube.
Filemail
Filemail es una de las muchas soluciones que ofrecen un servicio que permite enviar y recibir archivos de cualquier tamaño en línea. Viene con funciones de seguridad que hacen que su transferencia de archivos sea segura, ya que le permite establecer el período de disponibilidad y configurar la protección por contraseña. Esto ayuda a evitar que su archivo acabe en las manos equivocadas.
Utilizar Filemail es sencillo y te permite dos opciones para enviar archivos grandes en línea. Puedes enviarlo directamente o generando un enlace y enviándolo a través de la plataforma de correo electrónico que elijas.
1. En el sitio web de Filemail, selecciona el botón Añadir archivos para seleccionar los archivos que deseas enviar.
2. Si quieres enviarlo como un correo electrónico, selecciona la pestaña Enviar como correo electrónico y redacta un correo electrónico para enviarlo con tu dirección de correo electrónico.
3. Si prefieres utilizar tu servidor de correo electrónico principal, selecciona la pestaña Enviar como enlace y copia el enlace.
4. Aparecerá una ventana emergente que te permitirá establecer la duración de la disponibilidad del archivo.
Filemail te permite compartir archivos de hasta 5 GB de forma gratuita. Con una cuenta de pago obtienes muchas más funciones, como 1 TB de almacenamiento, añadir un logotipo o un fondo, perfecto para pequeñas empresas.
Estos métodos son algunos de los mejores para enviar archivos grandes por correo electrónico. Siempre hay que asegurarse de que se están utilizando herramientas especializadas y seguras de transferencia en la nube. La seguridad es una de las preocupaciones más importantes a la hora de enviar o recibir archivos adjuntos de gran tamaño.
Asegúrate siempre de abrir sólo archivos adjuntos de personas que conoces y en las que confías, y asegúrate de que proceden de cualquiera de los métodos seguros mencionados anteriormente.
