Cómo enviar archivos de gran tamaño a través de Outlook

¿Trabaja a menudo con archivos de gran tamaño? Entonces es muy probable que haya tenido dificultades para transferirlos por correo electrónico. Intentar averiguar cómo enviar archivos grandes a través de Outlook, y otros clientes de correo electrónico, le consumirá horas de su tiempo.

Los archivos de gran tamaño pueden ser difíciles de transferir cuando no se dispone de las herramientas necesarias. Esto es así tanto si envías una película promocional a un cliente como si envías un gran conjunto de datos a un miembro de tu equipo. Sin embargo, esto no debería ser un gran obstáculo, ya que existen diversos métodos para enviar archivos adjuntos enormes por correo electrónico.

¿Cuál es el límite de tamaño de archivo de Outlook?

¿Alguna vez has intentado enviar un archivo a alguien y el proveedor de servicios de correo electrónico te ha dicho que era demasiado grande? Por desgracia, es un problema frecuente e irritante.

El tamaño de los archivos adjuntos suele estar limitado por los proveedores de correo electrónico y el software. Si intenta enviar archivos de gran tamaño a través del correo electrónico de Outlook, puede tener dificultades. Esto se debe al hecho de que la restricción por defecto del tamaño de los archivos de Outlook es de 100 MB.

Problemas al utilizar Outlook para enviar archivos grandes

Es posible que desde el principio te quedes perplejo al no poder transmitir archivos de gran tamaño. Enviar archivos grandes por correo electrónico puede ralentizar el servidor y ocupar demasiado espacio en la base de datos del proveedor de correo electrónico.

Tener esta restricción para el tamaño de los archivos evita que tu ordenador intente repetidamente subir archivos muy grandes que superan los umbrales de subida de la mayoría de los proveedores de servicios de Internet (ISP).

El límite de tamaño de archivo combinado predeterminado para las cuentas de correo electrónico de Internet, como Outlook, es de 20 megabytes (MB), pero el límite de tamaño de archivo combinado predeterminado para las cuentas de Exchange (correo electrónico de empresa) es de 10 megabytes (MB) Cualquier intento de adjuntar archivos que superen la restricción de tamaño máximo dará lugar a un aviso de error.

Cómo enviar archivos grandes en Outlook paso a paso

Enviar archivos adjuntos con el correo electrónico de Microsoft Outlook es un método sencillo para transmitir archivos a otras personas, tanto si envías imágenes como informes u otros documentos. Cada vez que optas por adjuntar un archivo a un mensaje de correo electrónico, Outlook toma nota de los archivos en los que has trabajado últimamente y te los propone cada vez que lo haces.

Puede adjuntar archivos de su PC, OneDrive u otras cuentas de almacenamiento a mensajes de correo electrónico y eventos de calendario y compartirlos con otras personas mediante la función Adjuntar archivo. También puedes añadir imágenes a tus mensajes de correo electrónico y eventos de calendario.

Más adelante, exploraremos dos opciones que podrían permitir a los usuarios enviar archivos de gran tamaño: OneDrive y Filemail.

1.Enviar archivos grandes a través de OneDrive

OneDrive representa una opción viable para enviar archivos grandes, siendo una opción popular de almacenamiento en la nube ofrecida por Microsoft. Como recordatorio, si tienes una cuenta gratuita de Outlook, obtendrás automáticamente 15 GB de espacio de almacenamiento en tu OneDrive.

Puedes obtener más capacidad suscribiéndote a un plan, con un máximo de 1 TB de espacio de almacenamiento a tu disposición. Los usuarios de Outlook que necesiten transmitir archivos enormes pueden utilizar OneDrive como una alternativa conveniente. Ten en cuenta que primero debes guardar tu archivo en OneDrive para la Empresa antes de poder compartirlo con otra persona.

Es posible compartir un archivo con otros compañeros de equipo siempre que hayan iniciado sesión en la cuenta de Office 365 de su empresa. Podrán ver el documento utilizando cualquier enlace que les proporciones.

También vale la pena señalar que, puesto que has compartido el elemento con cualquier persona de tu organización, aparecerá en el OneDrive de cada individuo en la carpeta Compartido > Compartido conmigo. En consecuencia, todas las personas de la organización podrán acceder al archivo desde cualquier lugar en el que aparezca dentro del entorno de Office 365, por ejemplo, si alguien lo busca.

1. Accede al sitio web de OneDrive e inicia sesión con los datos de tu cuenta Microsoft (o con tu cuenta del trabajo o de la escuela).

2. Haz clic en el círculo de la esquina superior derecha del elemento que deseas compartir para abrirlo en una ventana nueva. Tras entrar en la interfaz de OneDrive, verás opciones para subir un nuevo archivo o carpeta a tu cuenta.

3. Selecciona la opción para subir archivos. El botón Compartir se encuentra en la parte superior de todas las páginas del sitio web.

Aunque en este caso podrías subir una carpeta entera de archivos, probablemente prefieras utilizar la pestaña de archivos. Se iniciará un ciclo de carga de archivos en OneDrive. En última instancia, dependiendo de la calidad de su conexión a Internet y el tamaño del archivo, el proceso de carga puede tardar desde varios minutos hasta un par de horas.

4. Selecciona si quieres que las personas con las que compartes el archivo puedan modificarlo o no haciendo clic en el símbolo del lápiz y seleccionando Editar o Ver. Las personas que tengan acceso al archivo o carpeta recibirán un correo electrónico con un enlace al mismo. Cuando reciba la información de que el documento ha sido visto por el destinatario, se le enviará un correo electrónico de confirmación.

Si desea permitir que otras personas puedan modificar el archivo una vez publicado, especifique si pueden hacerlo. Cambie los permisos y determine qué desea hacer con el archivo que acaba de compartir haciendo clic en el botón Cambiar permisos. Es posible elegir una de dos opciones.

Enviar archivos de gran tamaño a través de Outlook con Filemail

Filemail representa uno de los métodos más rápidos y cómodos para enviar archivos de gran tamaño a otras personas. Filemail es una plataforma basada en web que incluye una serie de aplicaciones y servicios que permiten a los usuarios enviar y recibir archivos enormes de cualquier tamaño desde cualquier lugar del mundo. La facilidad de uso de las aplicaciones y la rapidísima arquitectura en la nube hacen posible transportar archivos masivos desde cualquier dispositivo en un tiempo récord.

Al utilizar el complemento de Outlook Filemail, puede transferir archivos enormes directamente desde Outlook 2013/2016/2019 utilizando Filemail. Adjunte los archivos de la misma forma que lo haría normalmente en Outlook y, a continuación, haga clic en Enviar. Los archivos adjuntos se eliminan del correo electrónico y se suben a nuestros servidores en su lugar, lo que resulta en un correo electrónico más pequeño y más entregable para el destinatario.

Las únicas restricciones de Filemal asociadas al servicio gratuito, que no requiere cuenta, son que puedes subir un número ilimitado de archivos, pero no deben superar los 5 GB de tamaño total en cada sesión de subida para que se considere gratuita. En un periodo de 24 horas, se le permiten dos sesiones de transferencia. Todos los planes de suscripción le proporcionan sesiones de subida ilimitadas, y puede subir archivos de cualquier tamaño, sin importar lo grandes que sean.

Además, no hay restricciones de descarga de las que preocuparse. Puedes compartir archivos con otras personas y éstas pueden descargarlos tantas veces como quieran desde tu carpeta compartida.

Tienes control total sobre cómo subir archivos a Filemail. Utiliza un navegador web, una de las aplicaciones de escritorio de Filemail, la aplicación para iOS o incluso la aplicación para Android.

1. Seleccione un archivo o carpeta

Elige los archivos que deseas subir desde el disco duro de tu ordenador. Alternativamente, puede simplemente arrastrar y soltar sus archivos. Puede optar por enviar la dirección de correo electrónico de las personas con las que desea compartir los archivos.

2. Cargar los archivos

Comenzaremos a subir los archivos en cuanto hagas clic en Enviar. Tus archivos están seguros porque están protegidos por una encriptación de extremo a extremo y un sistema seguro de alojamiento de archivos.

3. La gente descarga tus archivos

Una vez completada la subida, Filemail almacenará tus datos en la nube. Las personas a las que enviaste un correo electrónico en el paso 1 podrán descargar los archivos. También puedes distribuir a otras personas un enlace directo a tus archivos subidos.