Så här skickar du stora filer via e-post

När du behöver skicka en stor fil via e-post kan det vara frustrerande att få ett popup-fönster som säger att filerna är för stora. Överraskande nog kan de flesta e-postservrar inte skicka eller ta emot filer över en viss storlek.

Dessutom, bara för att du kan skicka en bilaga via avsändarens e-postserver, betyder det inte nödvändigtvis att mottagarens e-post kan acceptera den. Hur ser du till att du skickar en e-postbilaga som mottagaren kan öppna? Läs vidare för att ta reda på hur du skickar stora filer via e-post.

Du måste se till att du vet storleken på dina e-postbilagor innan du skickar dem. Storleksbegränsningarna för e-postservrar är inte lika för alla och varierar mellan olika leverantörer. Lyckligtvis visar de flesta e-posttjänster filstorleken bredvid filnamnet.

Om du bifogar flera filer bör du hålla reda på den totala storleken på dina bilagor. Om filstorleken visas i kilobyte i stället för megabyte ska du veta att det finns 1024 kilobyte i en megabyte.

Många företag och privatpersoner använder molnbaserade tjänsteleverantörer och molnbaserade filöverföringstjänster för att kringgå storleken på bilagor när de skickar stora filer via e-post.

Molnbaserad lagringstjänst för att skicka stora filer via e-post

När du har stora filer att skicka via e-post, men filen är för stor, är en av de mer effektiva lösningarna att använda molnbaserade lagringstjänster.

Molnlagringsutrymmen som iCloud Mail Drop, OneDrive och Google Drive är utmärkta sätt att skicka stora filer via e-post. När du har högkvalitativ grafik, videor, presentationer, data eller mer som du behöver skicka över kan du med molnlösningar ladda upp dina filer till molntjänsten.

Skicka sedan över länken så att din mottagare kan komma åt filen via en länk istället för en bifogad fil. Om det låter skrämmande är det enkelt när du väl har lärt dig hur det går till. Så här skickar du stora bilagor via molnbaserade lagringstjänster.

1. iCloud Mail Drop med Apple Mail

Med ett iCloud-konto är du inställd på att använda Mail Drop, vilket gör att du kan skicka stora filer på upp till 5 GB via iCloud. När du använder Mail Drop lagras filerna i krypterad form och görs tillgängliga för mottagaren att ladda ner inom 30 dagar.

Först vill du se till att Mail Drop är aktiverat från ditt Apple Mail-konto.

1. Öppna Apple Mail från din Mac och välj Inställningar från menyraden under Mail.

2. Under fliken Konton väljer du det konto som du vill aktivera Mail Drop för.

3. Markera rutan bredvid Skicka stora bilagor med Mail Drop.

4. Skriv ett nytt e-postmeddelande med Apple Mail och se till att textmarkören är placerad där du vill att bilagan ska visas.

5. Välj Arkiv och välj sedan Bifoga filer. Välj den fil som du vill bifoga och klicka på Välj fil.

Om din bilaga överskrider storleksgränserna kommer Apple Mail automatiskt att ladda upp filen till iCloud-servern för din mottagare.

2. Google Drive med Gmail

Med Google Drive kan du skicka bilagor på upp till 25 MB och ta emot filer på upp till 50 MB. Om du vill skicka en stor fil via Google Drive måste du först ladda upp den och sedan skicka den via e-post. Följ bara dessa enkla steg.

1. Logga in i din Gmail-inkorg och välj Skriv i det övre vänstra hörnet av skärmen för att påbörja ett nytt meddelande.

2. Välj Google Drive-ikonen från ikonknapparna längst ner i popup-fönstret för nytt meddelande. En dialogruta kommer upp där du kan infoga en fil.

3. Om du ännu inte har laddat upp din fil till Google Drive kan du göra det från den här dialogrutan. Välj Ladda upp från toppmenyn. Du kan dra och släppa din stora bilaga eller klicka på Välj filer från din enhet. Välj Ladda upp för att lägga till filen i din Google Drive.

4. Om filen redan är uppladdad på Google Drive kan du söka efter filen i Drive. Markera filen och klicka på knappen Infoga.

5. Se till att ställa in behörigheterna innan du skickar e-postmeddelandet för att säkerställa att din mottagare kan komma åt filen. Din Gmail kontrollerar att mottagaren har tillgång till filen åt dig och uppmanar dig att uppdatera delningsinställningarna för filen innan du skickar meddelandet.

Bilagans länk kommer nu att läggas till i ditt e-postmeddelande.

3. OneDrive med Outlook

För många företag är Outlook deras primära e-posttjänst. OneDrive är en utmärkt lösning för att skicka stora filer via e-post med Outlook. Outlook tillåter endast upp till 33 MB för bilagor. Du måste se till att spara din fil först på din OneDrive innan du delar den.

Så här skickar du din fil via e-post med hjälp av OneDrive

1. Börja med att logga in på ditt OneDrive-konto.

2. Högerklicka på den fil du vill dela. Välj Dela i rullgardinsmenyn.

3. I popup-rutan anger du e-postadresserna till de personer som du vill dela filen med och uppdaterar de behörigheter som du vill ange för dokumentet. Den här metoden genererar automatiskt ett e-postmeddelande med en länk för att visa den stora filen.

4. Om du vill skapa ett anpassat e-postmeddelande kan du skapa en länk från knappen Kopiera länk längst ned till vänster i popup-fönstret istället för att ange mottagarnas e-postadresser för att automatiskt bjuda in. Klistra in länken i ett nytt e-postmeddelande via Outlook.

Molnbaserad filöverföringstjänst för att skicka stora filer via e-post

När molntjänsterna började var de mer inriktade på konsumenter för webbaserad e-post, sociala medier, foton och personliga lagringsplatser. I takt med att molnlösningarna har utvecklats och säkerheten har ökat har molntjänsterna öppnat upp för att hela nätverksinfrastrukturer ska kunna fungera i molnet, inklusive filöverföringar.

Efterfrågan på säkra delningsprocesser för att dela känsliga dokument och data ökar, och allt fler använder molnbaserade filöverföringstjänster. Med allt fler anställda som arbetar hemifrån är det viktigt att ha en användarvänlig och säker lösning som gör det möjligt för de anställda att skicka och ta emot stora datafiler.

Du kan alltid använda en molnbaserad filöverföringstjänst.

Filemail

Filemail är en av många lösningar som tillhandahåller en tjänst som gör att du kan skicka och ta emot filer av alla storlekar online. Den levereras med säkerhetsfunktioner som gör din filöverföring säker genom att du kan ställa in tillgänglighetsperioden och ställa in lösenordsskydd. Detta hjälper till att förhindra att din fil hamnar i fel händer.

Att använda Filemail är enkelt och ger dig två alternativ för att skicka stora filer online. Du kan skicka den direkt eller genom att generera en länk och skicka den via den e-postplattform du väljer.

1. På Filemails webbplats klickar du på knappen Add Files och väljer de filer du vill skicka.

2. Om du vill skicka som ett e-postmeddelande väljer du fliken Send As Email och skriver ett utkast till ett e-postmeddelande som du skickar med din e-postadress.

3. Om du hellre vill använda din primära e-postserver väljer du fliken Send as link och kopierar länken.

4. En popup-ruta visas där du kan ange hur länge filen ska vara tillgänglig.

Med Filemail kan du dela filer på upp till 5 GB gratis. Med ett betalkonto får du många fler funktioner, till exempel 1 TB lagringsutrymme, lägga till en logotyp eller bakgrund, perfekt för småföretag.

Dessa metoder är några av de bästa sätten att skicka stora filer via e-post. Du vill alltid vara säker på att du använder specialiserade säkra moln- och överföringsverktyg. Säkerheten är en av de viktigaste frågorna när du skickar eller tar emot stora bilagor.

Se alltid till att bara öppna bilagor från personer du känner och litar på, och se till att de kommer från någon av de säkra metoder som nämns ovan.