Ako posielať veľké súbory e-mailom
Keď potrebujete odoslať veľký súbor e-mailom, môže byť frustrujúce, keď sa zobrazí vyskakovacie okno s informáciou, že vaše súbory sú príliš veľké. Je prekvapujúce, že väčšina e-mailových serverov nedokáže odosielať ani prijímať súbory, ktoré presahujú určitú veľkosť.
A nielen to, to, že môžete odoslať prílohu prostredníctvom e-mailového servera odosielateľa, nemusí nevyhnutne znamenať, že ju môže prijať e-mail príjemcu. Ako zabezpečiť, aby ste odoslali prílohu e-mailu, ktorú príjemca dokáže otvoriť? Čítajte ďalej a dozviete sa, ako posielať veľké súbory prostredníctvom e-mailu.
Pred odoslaním prílohy e-mailu sa musíte uistiť, že poznáte jej veľkosť. Obmedzenia veľkosti pre e-mailové servery nie sú univerzálne a u jednotlivých poskytovateľov sa líšia. Našťastie väčšina e-mailových služieb zobrazuje veľkosť súboru vedľa jeho názvu.
Ak prikladáte viacero súborov, budete chcieť sledovať celkovú veľkosť príloh. Ak sa veľkosť súboru zobrazuje v kilobajtoch namiesto megabajtov, vedzte, že v jednom megabajte je 1024 kilobajtov.
Mnohé podniky aj jednotlivci využívajú poskytovateľov cloudových služieb a cloudové služby prenosu súborov, aby pri odosielaní veľkých súborov prostredníctvom e-mailu obišli veľkosť príloh.
Služba cloudového úložiska na odosielanie veľkých súborov e-mailom
Ak chcete poslať veľké súbory e-mailom, ale súbor je príliš veľký, jedným z efektívnejších riešení je použiť cloudové služby ukladania.
Úložné priestory v cloude, ako sú iCloud Mail Drop, OneDrive a Disk Google, sú vynikajúcim spôsobom, ako posielať veľké súbory prostredníctvom e-mailu. Keď potrebujete poslať vysokokvalitnú grafiku, videá, prezentácie, údaje alebo iné súbory, cloudové riešenia vám umožnia nahrať ich do cloudovej služby.
Potom pošlite odkaz, aby váš príjemca mal k súboru prístup prostredníctvom odkazu namiesto prílohy. Ak to znie skľučujúco, je to jednoduché, keď si to osvojíte. Tu je návod, ako posielať veľké prílohy prostredníctvom služieb cloudového úložiska.
1. iCloud Mail Drop s Apple Mail
Pomocou účtu iCloud ste nastavení na používanie služby Mail Drop, ktorá umožňuje posielať veľké súbory do veľkosti 5 GB prostredníctvom služby iCloud. Pri použití služby Mail Drop sa súbory ukladajú v zašifrovanej podobe a príjemcovi sa sprístupnia na stiahnutie do 30 dní.
Najprv sa musíte uistiť, že je funkcia Mail Drop z vášho konta Apple Mail povolená.
1. Otvorte aplikáciu Apple Mail v počítači Mac a z panela s ponukou v časti Mail vyberte položku Preferences (Predvoľby).
2. Na karte Accounts (Účty) vyberte účet, pre ktorý chcete povoliť službu Mail Drop.
3. Začiarknite políčko vedľa položky Odosielať veľké prílohy pomocou služby Mail Drop.
4. Vytvorte nový e-mail pomocou aplikácie Apple Mail a uistite sa, že textový kurzor je umiestnený na mieste, kde chcete, aby sa príloha zobrazila.
5. Vyberte položku Súbor a potom vyberte položku Pripojiť súbory. Vyberte súbor, ktorý chcete pripojiť, a kliknite na Choose File (Vybrať súbor).
Ak vaša príloha prekročí limity veľkosti, Apple Mail automaticky nahrá súbor na server iCloud pre príjemcu.
Klady | Zápory |
| Príloha je nahraná do iCloudu a obsahuje zabezpečené prepojenie. | Služba Mail Drop má limit len 5 GB, takže čokoľvek nad túto veľkosť sa pri použití tejto metódy nepodarí. |
| Príloha sa nezapočítava do celkového priestoru úložiska iCloud a v cloude sa uchováva len 30 dní. | Niektoré prílohy sa neprenášajú dobre do iných operačných systémov, napríklad Windows. |
2. Disk Google s Gmailom
Disk Google umožňuje posielať prílohy do veľkosti 25 MB a prijímať súbory do veľkosti 50 MB. Odoslanie veľkého súboru prostredníctvom služby Disk Google vyžaduje, aby ste ho najprv nahrali a potom odoslali e-mailom. Stačí postupovať podľa týchto jednoduchých krokov.
1. Prihláste sa do schránky služby Gmail a výberom položky Compose (Vytvoriť) v ľavom hornom rohu obrazovky začnite písať novú správu.
2. Z tlačidiel ikon v spodnej časti vyskakovacieho okna novej správy vyberte ikonu Disk Google. Zobrazí sa dialógové okno, ktoré vám umožní vložiť súbor.
3. Ak ste ešte nevložili súbor na Disk Google, môžete tak urobiť z tohto dialógového okna. V hornej ponuke vyberte položku Nahrať. Veľkú prílohu môžete pretiahnuť a pustiť, alebo môžete kliknúť na Vybrať súbory zo zariadenia. Výberom možnosti Nahrať pridáte súbor na Disk Google.
4. Ak je váš súbor už nahraný na jednotke Google, môžete ho vyhľadať na svojej jednotke. Zvýraznite súbor a kliknite na tlačidlo Vložiť.
5. Pred odoslaním e-mailu nezabudnite nastaviť oprávnenia, aby ste zabezpečili, že príjemca bude mať k súboru prístup. Služba Gmail vykoná kontrolu, či má váš príjemca prístup k súboru za vás, a vyzve vás, aby ste pred odoslaním správy aktualizovali nastavenia zdieľania súboru.
Odkaz na prílohu sa teraz pridá do vášho e-mailu.
Klady | Zápory |
| Zdieľanie súborov je jednoduché a má mnoho zabudovaných nástrojov na jednoduchú spoluprácu s ostatnými na vašich súboroch. | Pri zdieľaní súborov existuje potenciálne bezpečnostné riziko, pretože vaše súbory nie sú chránené heslom. |
| Súbory sú súkromné, kým ich nezdieľate s určenými príjemcami. | Disk Google zavádza limity na odosielanie na disk, takže toto obmedzenie môže byť frustrujúce, ak potrebujete zdieľať viacero veľkých súborov na Disk Google. |
| K svojim súborom môžete pristupovať odkiaľkoľvek. |
3. OneDrive s programom Outlook
Pre mnohé podniky je ich primárnou e-mailovou službou Outlook. OneDrive je vynikajúce riešenie na posielanie veľkých súborov prostredníctvom e-mailov s programom Outlook. Outlook umožňuje odosielať prílohy len do veľkosti 33 MB. Musíte sa uistiť, že pred zdieľaním súboru ho najprv uložíte na One Drive.
Tu je postup odoslania súboru prostredníctvom e-mailu pomocou služby OneDrive
1. Na začiatku sa prihláste do svojho konta OneDrive.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor, ktorý chcete zdieľať. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Zdieľať.
3. Vo vyskakovacom okne zadajte e-mailové adresy osôb, s ktorými chcete zdieľať súbor, a aktualizujte oprávnenia, ktoré chcete nastaviť pre dokument. Pri tejto metóde sa automaticky vygeneruje e-mail s odkazom na zobrazenie veľkého súboru.
4. Ak chcete pripraviť vlastný e-mail, namiesto zadania e-mailu príjemcov na automatické pozvanie vygenerujte odkaz z tlačidla Kopírovať odkaz v ľavej dolnej časti vyskakovacieho okna. Vložte odkaz do nového e-mailu prostredníctvom aplikácie Outlook.
Klady | Zápory |
| Do služby OneDrive môžete ukladať akékoľvek súbory a má používateľsky prívetivé rozhranie, ktoré uľahčuje odosielanie veľkých súborov e-mailom. | Bezplatný plán OneDrive umožňuje maximálne 5 GB úložného priestoru a za ďalšie úložisko musíte platiť. |
| Spoločnosť Microsoft je dobre zavedená firma, takže viete, že je solídna, spoľahlivá a spoľahlivá. | Pri používaní služby OneDrive je potrebné dbať na bezpečnosť. |
| Šifruje iba údaje pri prenose, ale nie údaje, ktoré tam ležia. | |
| Oprávnenia používateľov môžu umožniť ľuďom meniť dokumenty, ktoré nie sú požadované. |
Cloudová služba prenosu súborov na odosielanie veľkých súborov pomocou e-mailu
Keď sa cloudové služby začali používať, boli určené skôr pre spotrebiteľov na webový e-mail, sociálne médiá, fotografie a osobné úložiská. S vývojom cloudových riešení a zvyšovaním bezpečnosti sa cloudové služby otvorili a umožňujú fungovanie celých sieťových infraštruktúr v rámci cloudu vrátane prenosu súborov.
Dopyt po bezpečných procesoch zdieľania na zdieľanie citlivých dokumentov a údajov rastie a čoraz viac ľudí využíva cloudové služby na prenos súborov. S nárastom počtu zamestnancov pracujúcich z domu je nevyhnutné mať používateľsky prívetivé a bezpečné riešenie, ktoré umožní zamestnancom posielať a prijímať veľké dátové súbory.
Vždy môžete použiť službu prenosu súborov založenú na cloude.
Filemail
Filemail je jedným z mnohých riešení, ktoré poskytujú službu umožňujúcu odosielať a prijímať súbory ľubovoľnej veľkosti online. Je vybavená bezpečnostnými funkciami, ktoré zabezpečujú prenos súborov tým, že umožňujú nastaviť obdobie dostupnosti a nastaviť ochranu heslom. To pomáha zabrániť tomu, aby sa váš súbor dostal do nesprávnych rúk.
Používanie služby Filemail je jednoduché a umožňuje vám dve možnosti odosielania veľkých súborov online. Môžete ich odoslať priamo alebo vygenerovaním odkazu a jeho odoslaním prostredníctvom vybranej e-mailovej platformy.
1. Na webovej lokalite služby Filemail vyberte tlačidlo Pridať súbory a vyberte súbory, ktoré chcete odoslať.
2. Ak chcete odoslať ako e-mail, vyberiete kartu Send As Email (Odoslať ako e-mail) a navrhnete e-mail, ktorý chcete odoslať pomocou svojej e-mailovej adresy.
3. Ak chcete radšej použiť svoj primárny e-mailový server, vyberte kartu Send as link (Poslať ako odkaz) a skopírujte odkaz.
4. Zobrazí sa vyskakovacie okno, ktoré vám umožní nastaviť trvanie dostupnosti súboru.
Služba Filemail umožňuje zdieľať súbory s veľkosťou až 5 GB bezplatne. S plateným účtom získate oveľa viac funkcií, napríklad 1 TB úložiska, pridanie loga alebo pozadia, čo je ideálne pre malé podniky.
Tieto metódy patria medzi najlepšie spôsoby odosielania veľkých súborov prostredníctvom e-mailu. Vždy si chcete byť istí, že používate špecializované bezpečné cloudové a prenosové nástroje. Bezpečnosť je jedným z najdôležitejších problémov pri odosielaní alebo prijímaní veľkých príloh.
Vždy sa uistite, že otvárate len prílohy od ľudí, ktorých poznáte a ktorým dôverujete, a uistite sa, že pochádzajú z niektorej z vyššie uvedených bezpečných metód.
