Как отправлять большие файлы через Outlook

Вы регулярно имеете дело с огромными файлами? Тогда велика вероятность того, что вы сталкивались с трудностями при передаче их по электронной почте. Попытки разобраться с тем, как отправить большие файлы через Outlook и другие почтовые клиенты, отнимут у вас несколько часов времени.

Передача больших файлов может быть затруднена, если у вас нет необходимых инструментов. Это касается как отправки рекламного фильма клиенту, так и передачи большого набора данных сотруднику. Однако это не должно быть большим препятствием, поскольку существует множество способов отправки огромных вложений по электронной почте.

Что такое ограничение размера файла в Outlook?

Вы когда-нибудь пытались отправить кому-нибудь файл, а поставщик услуг электронной почты отвечал, что он слишком большой? К сожалению, это частая и раздражающая проблема.

Размер вложенных файлов часто ограничивается поставщиками услуг электронной почты и программным обеспечением. Если вы попытаетесь отправить огромные файлы по электронной почте Outlook, у вас могут возникнуть трудности. Это связано с тем, что по умолчанию ограничение на размер файла в Outlook составляет 100 МБ.

Проблемы при использовании Outlook для отправки больших файлов

Вы можете быть озадачены тем, почему у вас с самого начала не получается отправлять большие файлы. Отправка огромных файлов по электронной почте может привести к замедлению работы сервера и занятию лишнего места в базе данных поставщика услуг электронной почты.

Наличие такого ограничения на размер файла не позволит вашему компьютеру постоянно пытаться загрузить очень большие файлы, которые превышают порог загрузки большинства интернет-провайдеров (ISP).

Стандартное ограничение на комбинированный размер файла для учетных записей электронной почты в Интернете, таких как Outlook, составляет 20 мегабайт (Мб), а стандартное ограничение на комбинированный размер файла для учетных записей Exchange (деловая электронная почта) составляет 10 мегабайт (Мб) Любые попытки прикрепить файлы, размер которых превышает ограничение на максимальный размер, приведут к появлению уведомления об ошибке.

Как отправлять большие файлы в Outlook шаг за шагом

Отправка вложений с помощью электронной почты Microsoft Outlook - это простой способ передачи файлов другим людям, независимо от того, отправляете ли вы изображения, отчеты или другие документы. Каждый раз, когда вы выбираете вложение файла в сообщение электронной почты, Outlook сохраняет информацию о файлах, над которыми вы работали в последнее время, и предлагает их вам при каждом удобном случае.

Вы можете прикреплять файлы со своего компьютера, OneDrive или других учетных записей хранения к сообщениям электронной почты и событиям календаря и делиться ими с другими людьми с помощью функции "Прикрепить файл". Также можно добавлять изображения в сообщения электронной почты и события календаря.

Далее мы рассмотрим два варианта, которые позволят пользователям отправлять большие файлы: OneDrive и Filemail.

1.Отправка больших файлов через OneDrive

OneDrive - популярное облачное хранилище, предлагаемое компанией Microsoft, - представляет собой удобный вариант для отправки больших файлов. Напомним, что при наличии бесплатной учетной записи Outlook вы автоматически получаете 15 ГБ дискового пространства на OneDrive.

Больший объем можно получить, подписавшись на тарифный план, при этом вам будет доступен максимум 1 ТБ дискового пространства. Пользователи Outlook, которым необходимо передавать огромные файлы, могут использовать OneDrive в качестве удобной альтернативы. Обратите внимание, что перед тем, как поделиться файлом с кем-либо, его нужно сначала сохранить в OneDrive for Business.

Можно поделиться файлом с другими членами команды, если они вошли в учетную запись Office 365 своей компании. Они смогут увидеть документ по любой ссылке, которую вы им предоставите.

Стоит также отметить, что, поскольку вы поделились файлом с любым сотрудником организации, он будет отображаться в OneDrive каждого сотрудника в папке Shared > Shared with me. Следовательно, каждый сотрудник организации сможет получить доступ к файлу, где бы он ни находился в среде Office 365, например, если кто-то будет искать его.

1. Перейдите на веб-сайт OneDrive и войдите в систему, используя данные своей учетной записи Microsoft (или учетной записи на работе или в школе).

2. Нажмите на кружок в правом верхнем углу элемента, которым хотите поделиться, чтобы открыть его в новом окне. После входа в интерфейс OneDrive вы увидите варианты загрузки нового файла или папки в свою учетную запись.

3. Выберите вариант загрузки файлов. Кнопку "Поделиться" можно найти в верхней части каждой страницы сайта.

Хотя в данном случае можно загрузить целую папку с файлами, скорее всего, вы захотите воспользоваться вкладкой "Файлы". Начнется цикл загрузки файлов в OneDrive. В конечном итоге, в зависимости от качества вашего интернет-соединения и размера файла, процесс загрузки может занять от нескольких минут до пары часов.

4. Выберите, будет ли предоставлен доступ к файлу тем, кому вы хотите его изменить, нажав на символ карандаша и выбрав "Редактировать" или "Просмотреть". Лица, имеющие доступ к файлу или папке, получат электронное письмо со ссылкой на него. После получения информации о том, что документ был просмотрен адресатом, вам будет отправлено подтверждение по электронной почте.

Если вы хотите разрешить другим пользователям изменять файл после его размещения, укажите, могут ли они это делать. Чтобы изменить права доступа и определить, что вы хотите делать с файлом, которым только что поделились, нажмите кнопку Изменить права доступа. Можно выбрать один из двух вариантов.

Отправка больших файлов через Outlook с помощью Filemail

Filemail представляет собой один из самых быстрых и удобных методов отправки больших файлов другим пользователям. Filemail - это веб-платформа, включающая в себя ряд приложений и сервисов, которые позволяют пользователям отправлять и получать огромные файлы любого размера из любой точки мира. Удобные приложения и молниеносная облачная архитектура позволяют пересылать огромные файлы с любого устройства в рекордно короткие сроки.

Используя надстройку Filemail Outlook, вы можете передавать огромные файлы прямо из Outlook 2013/2016/2019 с помощью Filemail. Прикрепите файлы так же, как вы обычно делаете это в Outlook, а затем нажмите кнопку "Отправить". Вложения удаляются из письма и загружаются на наши серверы, в результате чего получатель получает более компактное и удобное для доставки письмо.

Единственные ограничения Filemal, связанные с бесплатной услугой, не требующей учетной записи, заключаются в том, что вы можете загружать неограниченное количество файлов, но их общий размер не должен превышать 5 ГБ в каждой сессии загрузки, чтобы считаться бесплатным. В течение 24 часов разрешается два сеанса передачи. Все планы подписки предоставляют неограниченное количество сеансов загрузки, и вы можете загружать файлы любого размера, независимо от того, насколько они велики.

Кроме того, нет никаких ограничений на загрузку. Вы можете делиться файлами с другими пользователями и загружать их из общей папки сколько угодно раз.

У вас есть полный контроль над тем, как загружать файлы в Filemail. Используйте веб-браузер, одно из настольных приложений Filemail, приложение для iOS или даже Android.

1. Выберите файл или папку

Выберите файлы, которые вы хотите загрузить с жесткого диска вашего компьютера. Кроме того, вы можете просто перетащить файлы. Вы можете указать адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться файлами.

2. Загрузка файлов

Мы начнем загрузку файлов, как только вы нажмете кнопку "Отправить". Ваши файлы в безопасности, поскольку они защищены сквозным шифрованием и надежной системой хостинга файлов.

3. Люди загружают ваши файлы

После завершения загрузки Filemail сохранит ваши данные в "облаке". Люди, которым вы отправили письмо в шаге 1, смогут скачать файлы. Вы также можете распространить прямую ссылку на загруженные файлы среди других пользователей.