Como enviar ficheiros grandes por e-mail
Como enviar ficheiros grandes por e-mail
Quando é necessário enviar um ficheiro grande por correio eletrónico, pode ser frustrante receber um pop-up a informar que os ficheiros são demasiado grandes. Surpreendentemente, a maioria dos servidores de e-mail não pode enviar ou receber ficheiros com um tamanho específico.
Além disso, o facto de poder enviar um anexo através do servidor de correio eletrónico do remetente não significa necessariamente que o correio eletrónico do destinatário o possa aceitar. Como é que pode garantir que envia um anexo de correio eletrónico que o destinatário pode abrir? Continue a ler para saber como enviar ficheiros grandes por correio eletrónico.
Tem de se certificar de que sabe o tamanho dos seus anexos de correio eletrónico antes de os enviar. As limitações de tamanho dos servidores de correio eletrónico não são únicas e variam consoante o fornecedor. Felizmente, a maioria dos serviços de correio eletrónico apresenta o tamanho do ficheiro junto ao nome do ficheiro.
Se estiver a anexar vários ficheiros, deverá controlar o tamanho total dos anexos. Se o tamanho do ficheiro for apresentado em kilobytes em vez de megabytes, saiba que há 1024 kilobytes num megabyte.
Muitas empresas e particulares estão a utilizar fornecedores de serviços baseados na nuvem e serviços de transferência de ficheiros baseados na nuvem para contornar o tamanho dos anexos quando enviam ficheiros grandes por correio eletrónico.
Serviço de armazenamento baseado na nuvem para enviar ficheiros grandes por e-mail
Quando tem ficheiros grandes para enviar por e-mail, mas o ficheiro é demasiado grande, uma das soluções mais eficientes é utilizar serviços de armazenamento baseados na nuvem.
Os espaços de armazenamento na nuvem, como o iCloud Mail Drop, o OneDrive e o Google Drive, são excelentes formas de enviar ficheiros grandes por correio eletrónico. Quando tem gráficos, vídeos, apresentações, dados ou outros ficheiros de alta qualidade e precisa de os enviar, as soluções na nuvem permitem-lhe carregar os seus ficheiros para o serviço na nuvem.
Em seguida, envie a ligação para que o destinatário aceda ao ficheiro através de uma ligação em vez de um anexo. Se isto parece assustador, é fácil quando se apanha o jeito. Eis como enviar anexos de grandes dimensões através de serviços de armazenamento baseados na nuvem.
1. iCloud Mail Drop com o Apple Mail
Com uma conta iCloud, está configurado para utilizar o Mail Drop, que permite enviar ficheiros grandes até 5 GB através do iCloud. Quando utiliza o Mail Drop, os ficheiros são armazenados de forma encriptada e são disponibilizados ao destinatário para transferência no prazo de 30 dias.
Em primeiro lugar, é necessário certificar-se de que o Mail Drop está ativado na sua conta Apple Mail.
1. Abra o Apple Mail no seu Mac e seleccione Preferências na barra de menus, em Mail.
2. No separador Contas, seleccione a conta para a qual pretende ativar o Mail Drop.
3. Marque a caixa ao lado da opção Enviar anexos grandes com o Mail Drop.
4. Componha uma nova mensagem de correio eletrónico utilizando o Apple Mail e certifique-se de que o cursor de texto está colocado no local onde pretende que o anexo apareça.
5. Seleccione Ficheiro e, em seguida, seleccione Anexar ficheiros. Escolha o ficheiro que pretende anexar e clique em Escolher ficheiro.
Se o anexo exceder os limites de tamanho, o Apple Mail carregará automaticamente o ficheiro para o servidor iCloud do destinatário.
Prós | Contras |
| O anexo é carregado para o iCloud e inclui uma ligação segura. | O Mail Drop tem apenas um limite de 5 GB, pelo que tudo o que ultrapassar esse limite falhará com este método. |
| O anexo não é contabilizado no espaço total de armazenamento do iCloud e só é mantido na nuvem durante 30 dias. | Alguns anexos não são bem transferidos para outros sistemas operativos, como o Windows. |
2. Google Drive com Gmail
O Google Drive permite-lhe enviar anexos até 25MB e receber ficheiros até 50MB. Para enviar um ficheiro grande através do Google Drive, é necessário carregá-lo primeiro e depois enviá-lo por e-mail. Basta seguir estes passos simples.
1. Inicie sessão na sua caixa de entrada do Gmail e seleccione Compor no canto superior esquerdo do ecrã para iniciar uma nova mensagem.
2. Nos botões de ícones na parte inferior da janela pop-up da nova mensagem, seleccione o ícone do Google Drive. Aparecerá uma caixa de diálogo que lhe permitirá inserir um ficheiro.
3. Se ainda não tiver carregado o seu ficheiro no Google Drive, pode fazê-lo a partir desta caixa de diálogo. Seleccione Carregar no menu superior. Pode arrastar e largar o seu anexo de grandes dimensões ou clicar em Selecionar ficheiros do seu dispositivo. Seleccione Carregar para adicionar o ficheiro ao seu Google Drive.
4. Se o ficheiro já tiver sido carregado no seu Google Drive, pode procurar o ficheiro no seu Drive. Realce o ficheiro e clique no botão Inserir.
5. Certifique-se de que define as permissões antes de enviar o e-mail para garantir que o destinatário pode aceder ao ficheiro. O Gmail irá verificar se o destinatário tem acesso ao ficheiro e pedir-lhe-á que actualize as definições de partilha do ficheiro antes de enviar a mensagem.
A ligação do anexo será agora adicionada ao seu e-mail.
Prós | Contras |
| A partilha de ficheiros é fácil e tem muitas ferramentas incorporadas para colaborar facilmente com outras pessoas nos seus ficheiros. | Existe um risco potencial de segurança ao partilhar ficheiros sem proteção por palavra-passe. |
| Os ficheiros são privados até os partilhar com os destinatários pretendidos. | O Google Drive impõe limites de carregamento para a sua unidade, pelo que esta limitação pode ser frustrante se precisar de partilhar vários ficheiros grandes no Google Drive. |
| Pode aceder aos seus ficheiros a partir de qualquer lugar. |
3. OneDrive com o Outlook
Para muitas empresas, o seu principal serviço de correio eletrónico é o Outlook. O OneDrive é uma excelente solução para o envio de ficheiros de grandes dimensões por correio eletrónico com o Outlook. O Outlook só permite até 33 MB para anexos. Tem de se certificar de que guarda primeiro o ficheiro no seu One Drive antes de o partilhar.
Eis como enviar o seu ficheiro por correio eletrónico utilizando o OneDrive
1. Para começar, inicie sessão na sua conta OneDrive.
2. Clique com o botão direito do rato no ficheiro que pretende partilhar. No menu pendente, seleccione Partilhar.
3. Na caixa pop-up, introduza os endereços de correio eletrónico das pessoas com quem pretende partilhar o ficheiro e actualize as permissões que pretende definir para o documento. Este método gera automaticamente um e-mail com uma ligação para visualizar o ficheiro de grandes dimensões.
4. Se pretender redigir um e-mail personalizado, gere um link a partir do botão copiar link no canto inferior esquerdo da janela pop-up em vez de introduzir o e-mail dos destinatários para convidar automaticamente. Cole o link em um novo e-mail pelo Outlook.
Prós | Contras |
| É possível armazenar qualquer ficheiro no OneDrive e este possui uma interface de fácil utilização que facilita o envio de ficheiros grandes por correio eletrónico. | O plano gratuito do OneDrive permite até 5 GB de armazenamento, sendo necessário pagar para obter armazenamento adicional. |
| A Microsoft é uma empresa bem estabelecida, pelo que se sabe que é sólida, fiável e de confiança. | A segurança é uma preocupação quando se utiliza o OneDrive. |
| Este apenas encripta os dados em trânsito, mas não os dados armazenados. | |
| As permissões de utilizador podem permitir que as pessoas alterem documentos que não são desejados. |
Serviço de transferência de ficheiros baseado na nuvem para enviar ficheiros grandes através do e-mail
Quando os serviços em nuvem começaram, estavam mais orientados para os consumidores, para o correio eletrónico baseado na Web, redes sociais, fotografias e locais de armazenamento pessoal. À medida que as soluções de nuvem evoluíram e a segurança aumentou, os serviços de nuvem abriram-se para permitir que infra-estruturas de rede inteiras operassem na nuvem, incluindo transferências de ficheiros.
A procura de processos de partilha seguros para partilhar documentos e dados sensíveis está a aumentar, e cada vez mais pessoas adoptam serviços de transferência de ficheiros baseados na nuvem. Com o aumento do número de empregados que trabalham a partir de casa, é essencial ter uma solução segura e de fácil utilização que permita aos empregados enviar e receber grandes ficheiros de dados.
Pode sempre utilizar um serviço de transferência de ficheiros baseado na nuvem.
Filemail
O Filemail é uma das muitas soluções que fornecem um serviço que lhe permite enviar e receber ficheiros de qualquer tamanho online. Inclui características de segurança que tornam a sua transferência de ficheiros segura, permitindo-lhe definir o período de disponibilidade e configurar a proteção por palavra-passe. Isto ajuda a evitar que o seu ficheiro vá parar às mãos erradas.
A utilização do Filemail é simples e permite-lhe duas opções para enviar grandes ficheiros online. Pode enviá-los diretamente ou gerando uma ligação e enviando-a através da plataforma de correio eletrónico da sua escolha.
1. No sítio Web do Filemail, seleccione o botão Adicionar ficheiros para selecionar os ficheiros que pretende enviar.
2. Se pretender enviar como um e-mail, seleccione o separador Enviar como e-mail e redija um e-mail para enviar utilizando o seu endereço de e-mail.
3. Se preferir utilizar o seu servidor de correio eletrónico principal, seleccione o separador Enviar como ligação e copie a ligação.
4. Aparecerá uma janela pop-up que lhe permitirá definir a duração da disponibilidade do ficheiro.
O Filemail permite-lhe partilhar ficheiros até 5 GB gratuitamente. Com uma conta paga, obtém muito mais funcionalidades, como 1 TB de armazenamento, adicionando um logótipo ou um fundo, perfeito para pequenas empresas.
Estes métodos são algumas das melhores formas de enviar ficheiros grandes por correio eletrónico. É sempre bom ter a certeza de que está a utilizar ferramentas de transferência e de nuvem especializadas e seguras. A segurança é uma das preocupações mais importantes ao enviar ou receber anexos de grandes dimensões.
Certifique-se sempre de que abre apenas anexos de pessoas que conhece e em quem confia e de que estes provêm de qualquer um dos métodos seguros acima mencionados.