Como enviar arquivos grandes por e-mail
Como enviar arquivos grandes por e-mail
Quando você precisa enviar um arquivo grande por e-mail, pode ser frustrante receber um pop-up informando que os arquivos são muito grandes. Surpreendentemente, a maioria dos servidores de e-mail não pode enviar ou receber arquivos acima de um tamanho específico.
Além disso, o fato de você poder enviar um anexo pelo servidor de e-mail do remetente não significa necessariamente que o e-mail do destinatário possa aceitá-lo. Como garantir que você envie um anexo de e-mail que o destinatário possa abrir? Continue lendo para saber como enviar arquivos grandes por e-mail.
Você precisa saber o tamanho dos anexos de e-mail antes de enviá-los. As limitações de tamanho dos servidores de e-mail não são uniformes e variam de acordo com cada provedor. Felizmente, a maioria dos serviços de e-mail exibirá o tamanho do arquivo ao lado do nome do arquivo.
Se você estiver anexando vários arquivos, deverá controlar o tamanho total dos anexos. Se o tamanho do arquivo for exibido em kilobytes em vez de megabytes, saiba que há 1024 kilobytes em um megabyte.
Muitas empresas e indivíduos estão usando provedores de serviços baseados na nuvem e serviços de transferência de arquivos baseados na nuvem para contornar o tamanho do anexo ao enviar arquivos grandes por e-mail.
Serviço de armazenamento baseado em nuvem para enviar arquivos grandes por e-mail
Quando você tem arquivos grandes para enviar por e-mail, mas o arquivo é muito grande, uma das soluções mais eficientes é usar serviços de armazenamento em nuvem.
Espaços de armazenamento em nuvem como o iCloud Mail Drop, OneDrive e Google Drive são excelentes maneiras de enviar arquivos grandes por e-mail. Quando você tem gráficos, vídeos, apresentações, dados ou outros itens de alta qualidade e precisa enviá-los, as soluções de nuvem permitem que você carregue seus arquivos no serviço de nuvem.
Em seguida, envie o link para que o destinatário acesse o arquivo por meio de um link em vez de um anexo. Se isso parece assustador, é fácil quando você pega o jeito. Veja a seguir como enviar anexos grandes por meio de serviços de armazenamento baseados na nuvem.
1. iCloud Mail Drop com o Apple Mail
Usando uma conta do iCloud, você está configurado para usar o Mail Drop, que permite enviar arquivos grandes de até 5 GB pelo iCloud. Quando você usa o Mail Drop, os arquivos são armazenados de forma criptografada e são disponibilizados ao destinatário para download em 30 dias.
Primeiro, você deve se certificar de que o Mail Drop está ativado em sua conta do Apple Mail.
1. Abra o Apple Mail em seu Mac e selecione Preferences (Preferências) na barra de menu em Mail.
2. Na guia Accounts (Contas), selecione a conta para a qual deseja habilitar o Mail Drop.
3. Marque a caixa ao lado da opção Send large attachments with Mail Drop (Enviar anexos grandes com o Mail Drop).
4. Escreva um novo e-mail usando o Apple Mail e certifique-se de que o cursor de texto esteja posicionado onde você deseja que o anexo apareça.
5. Selecione File (Arquivo) e, em seguida, Attach files (Anexar arquivos). Escolha o arquivo que deseja anexar e clique em Choose File.
Se o anexo exceder os limites de tamanho, o Apple Mail carregará automaticamente o arquivo no servidor do iCloud para o destinatário.
Prós | Contras |
| O anexo é carregado no iCloud e inclui um link seguro. | O Mail Drop tem um limite de apenas 5 GB, portanto, qualquer coisa acima disso falhará com esse método. |
| O anexo não é contabilizado no espaço total de armazenamento do iCloud e só é mantido na nuvem por 30 dias. | Alguns anexos não são bem transferidos para outros sistemas operacionais, como o Windows. |
2. Google Drive com Gmail
O Google Drive permite que você envie anexos de até 25 MB e receba arquivos de até 50 MB. Para enviar um arquivo grande pelo Google Drive, é necessário fazer o upload dele primeiro e depois enviá-lo por e-mail. Basta seguir estas etapas simples.
1. Faça login na sua caixa de entrada do Gmail e selecione Compor no canto superior esquerdo da tela para iniciar uma nova mensagem.
2. Nos botões de ícones na parte inferior da janela pop-up da nova mensagem, selecione o ícone do Google Drive. Uma caixa de diálogo será exibida, permitindo que você insira um arquivo.
3. Se você ainda não tiver carregado o arquivo no Google Drive, poderá fazê-lo a partir dessa caixa de diálogo. Selecione Upload no menu superior. Você pode arrastar e soltar o anexo grande ou pode clicar em Selecionar arquivos do seu dispositivo. Selecione Upload para adicionar o arquivo ao seu Google Drive.
4. Se o arquivo já tiver sido carregado no Google Drive, você poderá procurar o arquivo no Drive. Destaque o arquivo e clique no botão Inserir.
5. Certifique-se de definir as permissões antes de enviar o e-mail para garantir que o destinatário possa acessar o arquivo. O Gmail fará uma verificação para garantir que o destinatário tenha acesso ao arquivo e solicitará que você atualize as configurações de compartilhamento do arquivo antes de enviar a mensagem.
O link do anexo agora será adicionado ao seu e-mail.
Prós | Contras |
| O compartilhamento de arquivos é fácil e tem muitas ferramentas integradas para colaborar facilmente com outras pessoas em seus arquivos. | Há um possível risco de segurança ao compartilhar arquivos sem proteção por senha. |
| Os arquivos são privados até que você os compartilhe com os destinatários pretendidos. | O Google Drive impõe limites de upload para a sua unidade, portanto, essa limitação pode ser frustrante se você precisar compartilhar vários arquivos grandes no Google Drive. |
| Você pode acessar seus arquivos de qualquer lugar. |
3. OneDrive com Outlook
Para muitas empresas, seu principal serviço de e-mail é o Outlook. O OneDrive é uma excelente solução para enviar arquivos grandes por e-mail com o Outlook. O Outlook só permite até 33 MB para anexos. Você precisa se certificar de salvar o arquivo primeiro no One Drive antes de compartilhá-lo.
Veja a seguir como enviar seu arquivo por e-mail usando o OneDrive
1. Para começar, faça login em sua conta do OneDrive.
2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo que deseja compartilhar. No menu suspenso, selecione Compartilhar.
3. Na caixa pop-up, digite os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar o arquivo e atualize as permissões que deseja definir para o documento. Esse método gera um e-mail automaticamente com um link para visualizar o arquivo grande.
4. Se quiser redigir um e-mail personalizado, gere um link a partir do botão copiar link na parte inferior esquerda da janela pop-up em vez de inserir o e-mail dos destinatários para fazer o convite automático. Cole o link em um novo e-mail pelo Outlook.
Prós | Contras |
| Você pode armazenar qualquer arquivo no OneDrive, e ele tem uma interface amigável que facilita o envio de arquivos grandes por e-mail. | O plano gratuito do OneDrive permite até 5 GB de armazenamento e você precisa pagar por armazenamento adicional. |
| A Microsoft é uma empresa bem estabelecida, portanto, você sabe que ela é sólida, confiável e segura. | A segurança é uma preocupação ao usar o OneDrive. |
| Ele criptografa apenas os dados em trânsito, mas não os dados armazenados. | |
| As permissões de usuário podem permitir que as pessoas alterem documentos que não são desejados. |
Serviço de transferência de arquivos baseado em nuvem para enviar arquivos grandes usando e-mail
Quando os serviços em nuvem começaram, eles eram mais voltados para os consumidores para e-mail baseado na Web, mídia social, fotos e locais de armazenamento pessoal. À medida que as soluções em nuvem evoluíram e a segurança aumentou, os serviços em nuvem se abriram para permitir que infraestruturas de rede inteiras operassem na nuvem, inclusive transferências de arquivos.
A demanda por processos de compartilhamento seguro para compartilhar documentos e dados confidenciais está aumentando, e cada vez mais pessoas adotam serviços de transferência de arquivos baseados na nuvem. Com o aumento do número de funcionários que trabalham em casa, é essencial ter uma solução segura e fácil de usar que permita aos funcionários enviar e receber grandes arquivos de dados.
Você sempre pode usar um serviço de transferência de arquivos baseado na nuvem.
Filemail
O Filemail é uma das muitas soluções que fornecem um serviço que permite enviar e receber arquivos de qualquer tamanho on-line. Ele vem com recursos de segurança que tornam sua transferência de arquivos segura, permitindo que você defina o período de disponibilidade e configure a proteção por senha. Isso ajuda a evitar que seu arquivo caia em mãos erradas.
O uso do Filemail é simples e permite duas opções para enviar arquivos grandes on-line. Você pode enviá-los diretamente ou gerando um link e enviando-o por meio da plataforma de e-mail de sua preferência.
1. No site do Filemail, selecione o botão Add Files para selecionar os arquivos que deseja enviar.
2. Se quiser enviar como um e-mail, selecione a guia Send As Email (Enviar como e-mail) e rascunhe um e-mail para enviar usando seu endereço de e-mail.
3. Se preferir usar seu servidor de e-mail principal, selecione a guia Send as link (Enviar como link) e copie o link.
4. Será exibida uma janela pop-up para que você defina a duração da disponibilidade do arquivo.
O Filemail permite que você compartilhe arquivos de até 5 GB gratuitamente. Com uma conta paga, você obtém muito mais recursos, como 1 TB de armazenamento, adição de um logotipo ou plano de fundo, perfeito para pequenas empresas.
Esses métodos são algumas das melhores maneiras de enviar arquivos grandes por e-mail. É sempre bom ter certeza de que está usando ferramentas especializadas e seguras de nuvem e transferência. A segurança é uma das preocupações mais importantes ao enviar ou receber anexos grandes.
Certifique-se sempre de abrir apenas anexos de pessoas que você conhece e confia, e certifique-se de que eles sejam provenientes de qualquer um dos métodos seguros mencionados acima.