Kuinka lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse
Miten lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse
Kun sinun on lähetettävä suuri tiedosto sähköpostitse, voi olla turhauttavaa, kun saat ponnahdusikkunan, joka ilmoittaa, että tiedostosi ovat liian suuria. Yllättäen useimmat sähköpostipalvelimet eivät voi lähettää tai vastaanottaa tietyn kokoisia tiedostoja.
Lisäksi se, että voit lähettää liitetiedoston lähettäjän sähköpostipalvelimen kautta, ei välttämättä tarkoita, että vastaanottajan sähköposti voi hyväksyä sen. Miten voit varmistaa, että lähetät sähköpostin liitetiedoston, jonka vastaanottaja voi avata? Lue tästä, miten voit lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse.
Sinun on varmistettava, että tiedät sähköpostiliitteiden koon ennen niiden lähettämistä. Sähköpostipalvelimien kokorajoitukset eivät ole yksiselitteisiä, vaan ne vaihtelevat eri palveluntarjoajien välillä. Onneksi useimmat sähköpostipalvelut näyttävät tiedoston koon tiedoston nimen vieressä.
Jos liität useita tiedostoja, kannattaa seurata liitetiedostojen kokonaiskokoa. Jos tiedoston koko ilmoitetaan kilotavuina eikä megatavuina, muista, että yhdessä megatavussa on 1024 kilotavua.
Monet yritykset ja yksityishenkilöt käyttävät pilvipalveluntarjoajia ja pilvipohjaisia tiedostonsiirtopalveluja ohittaakseen liitetiedoston koon, kun he lähettävät suuria tiedostoja sähköpostitse.
Pilvipohjainen tallennuspalvelu suurten tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse
Kun sinulla on suuria tiedostoja lähetettäväksi sähköpostitse, mutta tiedosto on liian suuri, yksi tehokkaimmista ratkaisuista on käyttää pilvipohjaisia tallennuspalveluja.
Pilvitallennustilat, kuten iCloud Mail Drop, OneDrive ja Google Drive, ovat erinomaisia tapoja lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse. Kun sinulla on korkealaatuisia grafiikoita, videoita, esityksiä, tietoja tai muuta lähetettävää, pilviratkaisujen avulla voit ladata tiedostot pilvipalveluun.
Lähetä sitten linkki, jotta vastaanottaja voi käyttää tiedostoa liitetiedoston sijasta linkin kautta. Jos se kuulostaa pelottavalta, se on helppoa, kunhan opit käyttämään sitä. Näin lähetät suuria liitetiedostoja pilvipohjaisten tallennuspalveluiden kautta.
1. iCloud Mail Drop Apple Mailin kanssa
Käyttämällä iCloud-tiliä olet valmis käyttämään Mail Drop -palvelua, jonka avulla voit lähettää suuria, enintään 5 Gt:n kokoisia tiedostoja iCloudin kautta. Kun käytät Mail Dropia, tiedostot tallennetaan salatussa muodossa ja ne ovat vastaanottajan ladattavissa 30 päivän kuluessa.
Varmista ensin, että Mail Drop on käytössä Apple Mail -tililläsi.
1. Avaa Apple Mail Macista ja valitse valikkorivin Mail-kohdasta Asetukset.
2. Valitse Tilit-välilehdeltä tili, jonka Mail Drop -toiminnon haluat ottaa käyttöön.
3. Rastita ruutu Send large attachments with Mail Drop (Lähetä suuria liitetiedostoja Mail Dropilla) -kohdan vieressä.
4. Laadi uusi sähköpostiviesti Apple Maililla ja varmista, että tekstikursori on siinä kohdassa, jossa haluat liitetiedoston näkyvän.
5. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Liitä tiedostoja. Valitse tiedosto, jonka haluat liittää ja napsauta Valitse tiedosto.
Jos liitetiedostosi ylittää kokorajat, Apple Mail lataa tiedoston automaattisesti iCloud-palvelimelle vastaanottajalle.
Plussaa | Miinukset |
| Liitetiedosto ladataan iCloudiin ja sisältää suojatun linkin. | Mail Dropissa on vain 5 Gt:n rajoitus, joten kaikki yli 5 Gt:n suuruiset tiedostot eivät onnistu tällä menetelmällä. |
| Liitetiedostoa ei lasketa iCloud-tallennustilasi kokonaistilasta, ja se säilyy pilvessä vain 30 päivää. | Jotkin liitetiedostot eivät siirry hyvin muihin käyttöjärjestelmiin, kuten Windowsiin. |
2. Google Drive ja Gmail
Google Driven avulla voit lähettää enintään 25 Mt:n kokoisia liitetiedostoja ja vastaanottaa enintään 50 Mt:n kokoisia tiedostoja. Suuren tiedoston lähettäminen Google Driven kautta edellyttää, että lataat sen ensin ja lähetät sen sitten sähköpostitse. Noudata vain näitä yksinkertaisia ohjeita.
1. Kirjaudu sisään Gmailin postilaatikkoosi ja aloita uusi viesti valitsemalla vasemmasta yläkulmasta Compose (Laadi).
2. Valitse uuden viestin ponnahdusikkunan alareunan kuvakepainikkeista Google Drive -kuvake. Avautuu valintaikkuna, jonka avulla voit lisätä tiedoston.
3. Jos et ole vielä ladannut tiedostoa Google Driveen, voit tehdä sen tästä valintaikkunasta. Valitse ylävalikosta Upload (Lataa). Voit vetää ja pudottaa suuren liitetiedoston tai napsauttaa Valitse tiedostot laitteestasi. Lisää tiedosto Google Driveen valitsemalla Lataa.
4. Jos tiedostosi on jo ladattu Google Driveen, voit etsiä tiedostoasi Drivestäsi. Korosta tiedosto ja napsauta Lisää-painiketta.
5. Muista asettaa käyttöoikeudet ennen sähköpostin lähettämistä, jotta vastaanottaja voi käyttää tiedostoa. Gmail tekee tarkistuksen varmistaakseen, että vastaanottajallasi on pääsy tiedostoon puolestasi, ja kehottaa sinua päivittämään tiedostosi jakamisasetukset ennen viestin lähettämistä.
Liitetiedoston linkki lisätään nyt sähköpostiin.
Plussaa | Miinukset |
| Tiedostojen jakaminen on helppoa, ja siinä on monia sisäänrakennettuja työkaluja, joiden avulla voit tehdä yhteistyötä muiden kanssa helposti. | Tiedostojen jakamisessa on mahdollinen tietoturvariski, sillä tiedostoja ei ole suojattu salasanalla. |
| Tiedostot ovat yksityisiä, kunnes jaat ne tarkoitetuille vastaanottajille. | Google Drive asettaa latausrajoituksia asemallesi, joten tämä rajoitus voi olla turhauttava, jos haluat jakaa useita suuria tiedostoja Google Driveen. |
| Voit käyttää tiedostojasi mistä tahansa. |
3. OneDrive ja Outlook
Monien yritysten ensisijainen sähköpostipalvelu on Outlook. OneDrive on erinomainen ratkaisu suurten tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse Outlookin kanssa. Outlook sallii liitetiedostoille vain enintään 33 Mt. Sinun on muistettava tallentaa tiedosto ensin OneDriveen ennen sen jakamista.
Näin lähetät tiedoston sähköpostitse OneDriven avulla
1. Aloita kirjautumalla OneDrive-tilillesi.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat jakaa. Valitse pudotusvalikosta Jaa.
3. Kirjoita ponnahdusikkunaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston, ja päivitä asiakirjalle asetettavat käyttöoikeudet. Tämä menetelmä luo automaattisesti sähköpostiviestin, jossa on linkki suuren tiedoston tarkasteluun.
4. Jos haluat laatia mukautetun sähköpostiviestin, luo linkki ponnahdusikkunan vasemmassa alareunassa olevasta Kopioi linkki -painikkeesta sen sijaan, että syöttäisit vastaanottajien sähköpostin automaattista kutsua varten. Liitä linkki uuteen sähköpostiin Outlookin kautta.
Plussaa | Miinukset |
| OneDriveen voi tallentaa mitä tahansa tiedostoja, ja sen käyttäjäystävällinen käyttöliittymä helpottaa suurten tiedostojen lähettämistä sähköpostitse. | OneDriven ilmaispaketti sallii enintään 5 Gt tallennustilaa, ja lisätallennustilasta on maksettava. |
| Microsoft on vakiintunut yritys, joten tiedät, että se on vankka, luotettava ja luotettava. | Turvallisuus on huolenaihe OneDrivea käytettäessä. |
| Se salaa tiedot vain kuljetuksen aikana, mutta ei siellä olevia tietoja. | |
| Käyttäjäoikeudet voivat antaa ihmisille mahdollisuuden muuttaa asiakirjoja, joita ei haluta. |
Pilvipohjainen tiedostonsiirtopalvelu suurten tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse
Kun pilvipalvelut alkoivat, ne oli suunnattu enemmän kuluttajille verkkopohjaista sähköpostia, sosiaalista mediaa, valokuvia ja henkilökohtaisia tallennuspaikkoja varten. Kun pilviratkaisut ovat kehittyneet ja tietoturva on parantunut, pilvipalvelut ovat avautuneet ja mahdollistavat kokonaisten verkkoinfrastruktuurien toiminnan pilvipalvelussa, mukaan lukien tiedostojen siirrot.
Arkaluonteisten asiakirjojen ja tietojen jakamiseen tarvittavien turvallisten jakoprosessien kysyntä on kasvussa, ja yhä useammat ihmiset ottavat käyttöön pilvipohjaisia tiedostonsiirtopalveluja. Kotoa käsin työskentelevien työntekijöiden määrän lisääntyessä on tärkeää, että käytössä on käyttäjäystävällinen ja turvallinen ratkaisu, jonka avulla työntekijät voivat lähettää ja vastaanottaa suuria tiedostoja.
Voit aina käyttää pilvipohjaista tiedostonsiirtopalvelua.
Filemail
Filemail on yksi monista ratkaisuista, jotka tarjoavat palvelun, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa kaikenkokoisia tiedostoja verkossa. Siinä on tietoturvaominaisuuksia, jotka tekevät tiedostosi siirrosta turvallisen, sillä voit asettaa saatavuusajan ja määrittää salasanasuojauksen. Tämä auttaa estämään tiedostosi päätymisen vääriin käsiin.
Filemailin käyttäminen on yksinkertaista, ja sen avulla voit lähettää suuria tiedostoja verkossa kahdella eri tavalla. Voit lähettää sen suoraan tai luomalla linkin ja lähettämällä sen valitsemasi sähköpostialustan kautta.
1. Valitse Filemail-sivustolta Add Files-painikkeella tiedostot, jotka haluat lähettää.
2. Jos haluat lähettää sähköpostina, valitse Lähetä sähköpostina -välilehti ja laadi sähköpostiviesti, jonka lähetät käyttämällä sähköpostiosoitettasi.
3. Jos haluat käyttää ensisijaista sähköpostipalvelintasi, valitse Lähetä linkkinä -välilehti ja kopioi linkki.
4. Esiin tulee ponnahdusikkuna, jossa voit asettaa tiedoston saatavuuden keston.
Filemailin avulla voit jakaa enintään 5 Gt:n kokoisia tiedostoja ilmaiseksi. Maksullisella tilillä saat paljon enemmän ominaisuuksia, kuten 1 TB tallennustilaa, logon tai taustan lisäämisen, mikä sopii erinomaisesti pienyrityksille.
Nämä menetelmät ovat parhaita tapoja lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse. Haluat aina olla varma, että käytät erikoistuneita turvallisia pilvi- ja siirtotyökaluja. Turvallisuus on yksi tärkeimmistä huolenaiheista, kun lähetät tai vastaanotat suuria liitetiedostoja.
Varmista aina, että avaat liitetiedostoja vain sellaisilta henkilöiltä, jotka tunnet ja joihin luotat, ja varmista, että ne tulevat jostain edellä mainituista turvallisista menetelmistä.