Πώς να στείλετε μεγάλα αρχεία μέσω email
Όταν πρέπει να στείλετε ένα μεγάλο αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να είναι απογοητευτικό όταν εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας λέει ότι τα αρχεία σας είναι πολύ μεγάλα. Παραδόξως, οι περισσότεροι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μπορούν να στείλουν ή να λάβουν αρχεία που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο μέγεθος.
Και όχι μόνο αυτό, επειδή μπορείτε να στείλετε ένα συνημμένο αρχείο μέσω του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του παραλήπτη μπορεί να το δεχτεί. Πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι στέλνετε ένα συνημμένο email που ο παραλήπτης σας μπορεί να ανοίξει; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να στέλνετε μεγάλα αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε το μέγεθος των συνημμένων email σας πριν τα στείλετε. Οι περιορισμοί μεγέθους για τους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι ένα μέγεθος που ταιριάζει σε όλους και διαφέρουν για κάθε πάροχο. Ευτυχώς, οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζουν το μέγεθος του αρχείου δίπλα στο όνομα του αρχείου.
Εάν επισυνάπτετε πολλά αρχεία, θα πρέπει να παρακολουθείτε το συνολικό μέγεθος των συνημμένων σας. Εάν το μέγεθος του αρχείου εμφανίζεται σε Kilobytes αντί για megabytes, να ξέρετε ότι ένα megabyte αποτελείται από 1024 kilobytes.
Πολλές επιχειρήσεις και ιδιώτες χρησιμοποιούν παρόχους υπηρεσιών cloud και υπηρεσίες μεταφοράς αρχείων που βασίζονται σε cloud για να παρακάμπτουν το μέγεθος των συνημμένων όταν στέλνουν μεγάλα αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Υπηρεσία αποθήκευσης με βάση το cloud για την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω email
Όταν έχετε μεγάλα αρχεία να στείλετε μέσω email, αλλά το αρχείο είναι πολύ μεγάλο, μια από τις πιο αποτελεσματικές λύσεις είναι να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες αποθήκευσης που βασίζονται στο cloud.
Οι χώροι αποθήκευσης στο σύννεφο, όπως το iCloud Mail Drop, το OneDrive και το Google Drive, είναι εξαιρετικοί τρόποι για την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν έχετε υψηλής ποιότητας γραφικά, βίντεο, παρουσιάσεις, δεδομένα ή άλλα, τα οποία πρέπει να στείλετε, οι λύσεις cloud σας επιτρέπουν να ανεβάσετε τα αρχεία σας στην υπηρεσία cloud.
Στη συνέχεια, στείλτε τον σύνδεσμο για να έχει ο παραλήπτης σας πρόσβαση στο αρχείο μέσω ενός συνδέσμου αντί για συνημμένο αρχείο. Αν αυτό ακούγεται τρομακτικό, είναι εύκολο μόλις το συνηθίσετε. Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο στέλνετε μεγάλα συνημμένα αρχεία μέσω υπηρεσιών αποθήκευσης που βασίζονται στο σύννεφο.
1. iCloud Mail Drop με το Apple Mail
Χρησιμοποιώντας έναν λογαριασμό iCloud, είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε το Mail Drop, το οποίο σας επιτρέπει να στέλνετε μεγάλα αρχεία έως 5GB μέσω του iCloud. Όταν χρησιμοποιείτε το Mail Drop, τα αρχεία αποθηκεύονται σε κρυπτογραφημένη μορφή και διατίθενται στον παραλήπτη για λήψη εντός 30 ημερών.
Αρχικά, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το Mail Drop είναι ενεργοποιημένο από το λογαριασμό Apple Mail.
1. Ανοίξτε το Apple Mail από τον Mac σας και επιλέξτε Προτιμήσεις από τη γραμμή μενού κάτω από το Mail.
2. Στην καρτέλα Accounts (Λογαριασμοί), επιλέξτε το λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε το Mail Drop.
3. Τσεκάρετε το πλαίσιο δίπλα στο Send large attachments with Mail Drop (Αποστολή μεγάλων συνημμένων με Mail Drop).
4. Συντάξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Apple Mail και βεβαιωθείτε ότι ο δρομέας κειμένου είναι τοποθετημένος στο σημείο που θέλετε να εμφανίζεται το συνημμένο.
5. Επιλέξτε Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επισύναψη αρχείων. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε και κάντε κλικ στο Choose File (Επιλογή αρχείου).
Εάν το συνημμένο σας υπερβαίνει τα όρια μεγέθους, το Apple Mail θα μεταφορτώσει αυτόματα το αρχείο στον διακομιστή iCloud για τον παραλήπτη σας.
Πλεονεκτήματα | Μειονεκτήματα |
| Το συνημμένο αρχείο μεταφορτώνεται στο iCloud και περιλαμβάνει έναν ασφαλή σύνδεσμο. | Το Mail Drop έχει μόνο ένα όριο 5 GB, οπότε οτιδήποτε πάνω από αυτό θα αποτύχει χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο. |
| Το συνημμένο δεν υπολογίζεται στον συνολικό χώρο αποθήκευσης iCloud και διατηρείται στο σύννεφο μόνο για 30 ημέρες. | Ορισμένα συνημμένα αρχεία δεν μεταφέρονται καλά σε άλλα λειτουργικά συστήματα όπως τα Windows. |
2. Google Drive με Gmail
Το Google Drive σας επιτρέπει να στέλνετε συνημμένα αρχεία έως 25MB και να λαμβάνετε αρχεία έως 50MB. Η αποστολή ενός μεγάλου αρχείου μέσω του Google Drive απαιτεί να το ανεβάσετε πρώτα και στη συνέχεια να το στείλετε μέσω email. Ακολουθήστε απλώς αυτά τα απλά βήματα.
1. Συνδεθείτε στα εισερχόμενα του Gmail και επιλέξτε Σύνταξη στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης για να ξεκινήσετε ένα νέο μήνυμα.
2. Από τα κουμπιά εικονιδίων στο κάτω μέρος του αναδυόμενου νέου μηνύματος, επιλέξτε το εικονίδιο Google Drive. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε ένα αρχείο.
3. Εάν δεν έχετε ακόμη ανεβάσει το αρχείο σας στο Google Drive, μπορείτε να το κάνετε από αυτό το πλαίσιο διαλόγου. Επιλέξτε Μεταφόρτωση από το επάνω μενού. Μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε το μεγάλο συνημμένο αρχείο σας ή μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Επιλογή αρχείων από τη συσκευή σας. Επιλέξτε Ανέβασμα για να προσθέσετε το αρχείο στο Google Drive σας.
4. Εάν το αρχείο σας έχει ήδη μεταφορτωθεί στο Google Drive σας, μπορείτε να αναζητήσετε το αρχείο σας στο Drive σας. Επισημάνετε το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.
5. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τα δικαιώματα πριν στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης σας μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο. Το Gmail σας θα κάνει έναν έλεγχο για να βεβαιωθεί ότι ο παραλήπτης σας έχει πρόσβαση στο αρχείο για εσάς και θα σας ζητήσει να ενημερώσετε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης του αρχείου σας πριν από την αποστολή του μηνύματος.
Ο σύνδεσμος του συνημμένου αρχείου θα προστεθεί τώρα στο email σας.
Πλεονεκτήματα | Μειονεκτήματα |
| Η κοινή χρήση αρχείων είναι εύκολη και διαθέτει πολλά ενσωματωμένα εργαλεία για να συνεργάζεστε εύκολα με άλλους στα αρχεία σας. | Υπάρχει πιθανός κίνδυνος ασφάλειας κατά την κοινή χρήση αρχείων χωρίς προστασία των αρχείων σας με κωδικό πρόσβασης. |
| Τα αρχεία είναι ιδιωτικά μέχρι να τα μοιραστείτε με τους προβλεπόμενους παραλήπτες σας. | Το Google Drive επιβάλλει όρια μεταφόρτωσης στο δίσκο σας, οπότε αυτός ο περιορισμός μπορεί να είναι απογοητευτικός εάν πρέπει να μοιραστείτε πολλά μεγάλα αρχεία στο Google Drive. |
| Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας από οπουδήποτε. |
3. OneDrive με Outlook
Για πολλές επιχειρήσεις, η κύρια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το Outlook. Το OneDrive είναι μια εξαιρετική λύση για την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Outlook. Το Outlook επιτρέπει μόνο μέχρι 33MB για συνημμένα αρχεία. Πρέπει να είστε βέβαιοι ότι αποθηκεύετε το αρχείο σας πρώτα στο One Drive πριν το μοιραστείτε.
Δείτε πώς μπορείτε να στείλετε το αρχείο σας μέσω email χρησιμοποιώντας το OneDrive
1. Θα πρέπει να ξεκινήσετε με την εγγραφή σας στο λογαριασμό σας στο OneDrive.
2. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Κοινή χρήση.
3. Στο αναδυόμενο πλαίσιο, εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο και ενημερώστε τα δικαιώματα που θέλετε να ορίσετε για το έγγραφο. Αυτή η μέθοδος δημιουργεί αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο για την προβολή του μεγάλου αρχείου.
4. Αν θέλετε να συντάξετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργήστε έναν σύνδεσμο από το κουμπί αντιγραφής συνδέσμου στο κάτω αριστερό μέρος του αναδυόμενου παραθύρου αντί να εισαγάγετε το email των παραληπτών για αυτόματη πρόσκληση. Επικολλήστε το σύνδεσμο σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Outlook.
Πλεονεκτήματα | Μειονεκτήματα |
| Μπορείτε να αποθηκεύσετε οποιοδήποτε αρχείο στο OneDrive και διαθέτει φιλική προς το χρήστη διεπαφή που διευκολύνει την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. | Το δωρεάν πακέτο OneDrive επιτρέπει έως 5 GB αποθήκευσης και πρέπει να πληρώσετε για επιπλέον αποθηκευτικό χώρο. |
| Η Microsoft είναι μια καθιερωμένη επιχείρηση, ώστε να γνωρίζετε ότι είναι σταθερή, αξιόπιστη και αξιόπιστη. | Η ασφάλεια είναι ένα θέμα που σας απασχολεί όταν χρησιμοποιείτε το OneDrive. |
| Κρυπτογραφεί μόνο τα δεδομένα κατά τη μεταφορά, αλλά όχι τα δεδομένα που βρίσκονται εκεί. | |
| Τα δικαιώματα χρήστη μπορούν να επιτρέψουν σε άτομα να αλλάξουν έγγραφα που δεν είναι επιθυμητά. |
Υπηρεσία μεταφοράς αρχείων με βάση το cloud για την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω email
Όταν ξεκίνησαν οι υπηρεσίες νέφους, ήταν περισσότερο προσανατολισμένες προς τους καταναλωτές για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο διαδίκτυο, κοινωνικά μέσα, φωτογραφίες και προσωπικές θέσεις αποθήκευσης. Καθώς οι λύσεις νέφους εξελίχθηκαν και η ασφάλεια αυξήθηκε, οι υπηρεσίες νέφους άνοιξαν επιτρέποντας τη λειτουργία ολόκληρων δικτυακών υποδομών εντός του νέφους, συμπεριλαμβανομένης της μεταφοράς αρχείων.
Η ζήτηση για ασφαλείς διαδικασίες κοινής χρήσης για την κοινή χρήση ευαίσθητων εγγράφων και δεδομένων αυξάνεται και όλο και περισσότεροι άνθρωποι υιοθετούν υπηρεσίες μεταφοράς αρχείων που βασίζονται στο cloud. Με την αύξηση των εργαζομένων που εργάζονται από το σπίτι, είναι απαραίτητο να υπάρχει μια φιλική προς το χρήστη και ασφαλής λύση που να επιτρέπει στους εργαζόμενους να στέλνουν και να λαμβάνουν μεγάλα αρχεία δεδομένων.
Μπορείτε πάντα να χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία μεταφοράς αρχείων που βασίζεται στο σύννεφο.
Filemail
Το Filemail είναι μία από τις πολλές λύσεις που παρέχουν μια υπηρεσία που σας επιτρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε αρχεία οποιουδήποτε μεγέθους στο διαδίκτυο. Διαθέτει χαρακτηριστικά ασφαλείας που καθιστούν τη μεταφορά αρχείων σας ασφαλή, επιτρέποντάς σας να ορίσετε την περίοδο διαθεσιμότητας και να ρυθμίσετε την προστασία με κωδικό πρόσβασης. Αυτό συμβάλλει στην αποτροπή του να καταλήξει το αρχείο σας σε λάθος χέρια.
Η χρήση του Filemail είναι απλή και σας επιτρέπει δύο επιλογές για την αποστολή μεγάλων αρχείων στο διαδίκτυο. Μπορείτε να το στείλετε απευθείας ή δημιουργώντας έναν σύνδεσμο και στέλνοντάς τον μέσω της πλατφόρμας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιλογής σας.
1. Από τον ιστότοπο του Filemail, επιλέξτε το κουμπί Add Files (Προσθήκη αρχείων) για να επιλέξετε τα αρχεία που θέλετε να στείλετε.
2. Αν θέλετε να τα στείλετε ως email, επιλέγετε την καρτέλα Αποστολή ως email και συντάσσετε ένα email για να το στείλετε με τη χρήση της διεύθυνσης email σας.
3. Αν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε τον κύριο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, επιλέγετε την καρτέλα Αποστολή ως σύνδεσμος και αντιγράφετε το σύνδεσμο.
4. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα σας επιτρέψει να ορίσετε τη διάρκεια διαθεσιμότητας του αρχείου.
Το Filemail σας επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία έως 5 GB δωρεάν. Με έναν επί πληρωμή λογαριασμό έχετε πολύ περισσότερες δυνατότητες, όπως 1 TB αποθηκευτικού χώρου, προσθήκη λογότυπου ή φόντου, ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις.
Αυτές οι μέθοδοι είναι μερικοί από τους καλύτερους τρόπους αποστολής μεγάλων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θέλετε πάντα να είστε σίγουροι ότι χρησιμοποιείτε εξειδικευμένα ασφαλή εργαλεία cloud και μεταφοράς. Η ασφάλεια είναι μία από τις σημαντικότερες ανησυχίες κατά την αποστολή ή τη λήψη μεγάλων συνημμένων αρχείων.
Φροντίζετε πάντα να ανοίγετε συνημμένα αρχεία μόνο από άτομα που γνωρίζετε και εμπιστεύεστε και βεβαιωθείτε ότι προέρχονται από κάποια από τις ασφαλείς μεθόδους που αναφέρθηκαν παραπάνω.
