Jak odesílat velké soubory prostřednictvím aplikace Outlook

Pracujete pravidelně s obrovskými soubory? Pak je velmi pravděpodobné, že jste narazili na potíže s jejich přenosem přes e-mail. Snaha zjistit, jak posílat velké soubory prostřednictvím aplikace Outlook a dalších e-mailových klientů, vám zabere hodiny času.

Přenos velkých souborů může být obtížný, pokud nemáte k dispozici potřebné nástroje. To platí, ať už posíláte propagační film zákazníkovi, nebo posíláte velký soubor dat členovi týmu. Nemělo by to však být velkou překážkou, protože existuje celá řada metod pro odesílání obrovských příloh e-mailem.

Jaký je limit velikosti souboru aplikace Outlook?

Pokoušeli jste se někdy někomu poslat soubor, jen aby vám jeho poskytovatel e-mailových služeb sdělil, že je příliš velký? Bohužel je to častý a nepříjemný problém.

Velikost příloh souborů je často omezena poskytovateli e-mailových služeb a softwarem. Pokud se pokoušíte odeslat obrovské soubory prostřednictvím e-mailu aplikace Outlook, můžete mít potíže. Je to způsobeno tím, že výchozí omezení velikosti souboru aplikace Outlook je 100 MB.

Problémy při používání aplikace Outlook k odesílání velkých souborů

Možná jste na rozpacích, proč se vám nedaří přenášet obrovské soubory hned od začátku. Odesílání obrovských souborů prostřednictvím e-mailu může způsobit zpomalení serveru a zabírání nadměrného místa v databázi poskytovatele e-mailu.

Existence tohoto omezení velikosti souborů zabrání tomu, aby se váš počítač opakovaně pokoušel odesílat velmi velké soubory, které překračují prahové hodnoty pro odesílání u většiny poskytovatelů internetových služeb (ISP).

Výchozí limit kombinované velikosti souborů pro internetové e-mailové účty, jako je například Outlook, je 20 megabajtů (MB), ale výchozí limit kombinované velikosti souborů pro účty Exchange (firemní e-mail) je 10 megabajtů (MB) Jakékoli pokusy o připojení souborů, které jsou větší než maximální omezení velikosti, povedou k chybovému hlášení.

Jak odesílat velké soubory v aplikaci Outlook krok za krokem

Odesílání příloh pomocí e-mailu v aplikaci Microsoft Outlook je jednoduchá metoda přenosu souborů ostatním, ať už posíláte obrázky, zprávy nebo jiné dokumenty. Pokaždé, když se rozhodnete připojit soubor k e-mailové zprávě, Outlook si vede záznamy o souborech, na kterých jste v poslední době pracovali, a při každé příležitosti vám je nabídne.

K e-mailovým zprávám a událostem kalendáře můžete připojovat soubory z počítače, služby OneDrive nebo jiných úložných účtů a sdílet je s ostatními lidmi pomocí funkce Připojit soubor. K e-mailovým zprávám a událostem kalendáře můžete také přidávat obrázky.

V dalším postupu prozkoumáme dvě možnosti, které by mohly uživatelům umožnit odesílání velkých souborů: OneDrive a Filemail.

1.Odesílání velkých souborů přes OneDrive

Služba OneDrive představuje vhodnou možnost pro odesílání velkých souborů, protože je oblíbeným cloudovým úložištěm nabízeným společností Microsoft. Připomínáme, že pokud máte bezplatný účet aplikace Outlook, automaticky získáte 15 GB úložného prostoru na službě OneDrive.

Větší kapacitu můžete získat, pokud si předplatíte tarif, přičemž vám bude k dispozici maximálně 1 TB úložného prostoru. Uživatelé aplikace Outlook, kteří potřebují přenášet obrovské soubory, mohou využít službu OneDrive jako vhodnou alternativu. Vezměte na vědomí, že soubor musíte nejprve uložit do služby OneDrive pro firmy a teprve poté jej můžete sdílet s někým jiným.

Soubor je možné sdílet s dalšími kolegy z týmu, pokud jsou přihlášeni ke svému firemnímu účtu Office 365. Dokument si pak budou moci prohlédnout pomocí libovolného odkazu, který jim můžete poskytnout.

Stojí také za zmínku, že vzhledem k tomu, že jste položku sdíleli s kýmkoli ve vaší organizaci, zobrazí se ve službě OneDrive každého jednotlivce ve složce Sdílené > Sdíleno se mnou. V důsledku toho budou mít všichni v organizaci přístup k souboru z jakéhokoli místa, kde se v prostředí Office 365 objeví, například pokud jej někdo vyhledá.

1. Přejděte na webovou stránku služby OneDrive a přihlaste se pomocí informací o svém účtu Microsoft (nebo o svém pracovním či školním účtu).

2. Klepnutím na kolečko v pravém horním rohu položky, kterou chcete sdílet, ji otevřete v novém okně. Po vstupu do rozhraní služby OneDrive se zobrazí možnosti pro nahrání nového souboru nebo složky na váš účet.

3. Vyberte možnost pro nahrání souborů. Tlačítko Sdílet lze nalézt směrem k horní části každé stránky na webu.

Ačkoli byste za těchto okolností mohli nahrát celou složku souborů, pravděpodobně byste v tomto případě chtěli použít kartu souborů. Ve službě OneDrive se spustí cyklus nahrávání souborů. V závislosti na kvalitě vašeho internetového připojení a velikosti souboru může nakonec proces nahrávání trvat od několika minut až po několik hodin.

4. Klepnutím na symbol tužky a výběrem možnosti Upravit nebo Zobrazit vyberte, zda mají mít osoby, se kterými soubor sdílíte, právo jej měnit. Osoby, které mají přístup k souboru nebo složce, obdrží e-mail s odkazem na něj. Po obdržení informace, že dokument viděl zamýšlený příjemce, vám bude zaslán potvrzující e-mail.

Pokud chcete ostatním umožnit, aby mohli soubor po jeho odeslání měnit, určete, zda tak mohou činit. Změňte oprávnění a určete, co chcete s právě sdíleným souborem dělat, kliknutím na tlačítko Změnit oprávnění. Je možné zvolit jednu ze dvou možností.

Odesílání velkých souborů prostřednictvím aplikace Outlook pomocí služby Filemail

Filemail představuje jednu z nejrychlejších a nejpohodlnějších metod odesílání velkých souborů ostatním uživatelům. Filemail je webová platforma, která zahrnuje řadu aplikací a služeb, jež uživatelům umožňují odesílat a přijímat obrovské soubory libovolné velikosti odkudkoli na světě. Uživatelsky přívětivé aplikace a bleskurychlá cloudová architektura umožňují přenášet obrovské soubory z libovolného zařízení v rekordním čase.

Při použití doplňku Filemail pro aplikaci Outlook můžete přenášet obrovské soubory přímo z aplikace Outlook 2013/2016/2019 s využitím služby Filemail. Připojte soubory stejným způsobem, jakým byste to běžně dělali v aplikaci Outlook, a pak klikněte na tlačítko Odeslat. Přílohy se z e-mailu odstraní a místo toho se odešlou na naše servery, takže výsledkem je menší a lépe doručitelný e-mail pro příjemce.

Jediné omezení služby Filemal je spojeno s bezplatnou službou, která nevyžaduje účet, a to, že můžete odeslat neomezený počet souborů, ale jejich celková velikost nesmí při každé relaci odesílání přesáhnout 5 GB, aby byly považovány za bezplatné. Během 24 hodin jsou povoleny dvě relace přenosu. Všechny plány předplatného vám poskytují neomezený počet relací nahrávání a můžete nahrávat soubory libovolné velikosti bez ohledu na to, jak jsou velké.

Kromě toho se nemusíte obávat žádných omezení stahování. Je možné, abyste sdíleli soubory s ostatními a aby si tito ostatní mohli tyto soubory ze sdílené složky stáhnout tolikrát, kolikrát chtějí.

Nad způsobem nahrávání souborů do služby Filemail máte plnou kontrolu. Můžete použít webový prohlížeč, některou z desktopových aplikací Filemail, aplikaci pro iOS nebo dokonce aplikaci pro Android.

1. Vyberte soubor nebo složku

Vyberte soubory, které chcete nahrát z pevného disku počítače. Případně můžete soubory pouze přetáhnout a upustit. Můžete si vybrat, zda chcete odeslat e-mailové adresy osob, se kterými chcete soubory sdílet.

2. Nahrajte své soubory

Jakmile kliknete na tlačítko Odeslat, začneme soubory nahrávat. Vaše soubory jsou v bezpečí, protože jsou chráněny koncovým šifrováním a zabezpečeným systémem hostování souborů.

3. Lidé si vaše soubory stáhnou

Po dokončení odesílání Filemail uloží vaše data do cloudu. Lidé, kterým jste poslali e-mail v kroku 1, si mohou soubory stáhnout. Přímý odkaz na nahrané soubory můžete také distribuovat ostatním.